Art. 73–74 UoR — Archiwizacja

Archiwizacja dokumentów księgowych jest obowiązkiem sp. z o.o. przez co najmniej 5 lat — UoR, art. 73 definiuje sposób przechowywania (oryginał, nośniki elektroniczne), UoR, art. 74 precyzuje okresy dla każdego typu dokumentu. Dodatkowo Ordynacja podatkowa (art. 86) może wydłużyć okres przechowywania dla dokumentów związanych z przedawnieniem podatku.

Sposób przechowywania — art. 73 ust. 1

Dowody księgowe i dokumenty inwentaryzacyjne przechowuje się w jednostce, z zastrzeżeniem ust. 4, w oryginalnej postaci, w ustalonym porządku dostosowanym do sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w podziale na okresy sprawozdawcze, w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie.

Cztery wymogi:

1. Oryginalna postać — dowód w takiej postaci, w jakiej został otrzymany lub sporządzony. Dla faktury papierowej: papier. Dla faktury elektronicznej: plik elektroniczny + metadane podpisu.
2. W ustalonym porządku — systematycznie, nie „na kupie".
3. Podział na okresy sprawozdawcze — typowo roczne zbiory.
4. Łatwe odszukanie — indeks, numeracja, opisowe nazwy plików.

„W jednostce" vs outsourcing

Ust. 4 dopuszcza przechowywanie poza jednostką:

• U świadczącego usługi przechowywania dokumentów (np. archiwa komercyjne).
• W biurze rachunkowym (wymóg informacyjny do US).

Przechowywanie w chmurze (Cloudflare R2, AWS S3, Azure) mieści się w ust. 4 — jeśli usługodawca spełnia wymogi UoR i RODO, a spółka ma dostęp do odtworzenia dokumentów na żądanie.

Przeniesienie na nośniki elektroniczne — art. 73 ust. 2

Z wyłączeniem dokumentów dotyczących przeniesienia praw majątkowych do nieruchomości, powierzenia odpowiedzialności za składniki aktywów, znaczących umów i innych ważnych dokumentów określonych przez kierownika jednostki, treść dowodów księgowych może być przeniesiona na informatyczne nośniki danych pozwalające zachować w trwałej i niezmienionej postaci zawartość dowodów. Warunkiem stosowania tej metody przechowywania danych jest posiadanie urządzeń pozwalających na odtworzenie dowodów w postaci wydruku, o ile inne przepisy nie stanowią inaczej. Wydruk jest dowodem równoważnym z dowodem księgowym, z którego treść została przeniesiona na informatyczny nośnik danych.

Trzy warunki digitalizacji

1. Trwałość i niezmienność — nośnik musi chronić przed modyfikacją (R2 z polityką write-once, hash SHA-256 przy uploadzie).
2. Odtwarzalność do wydruku — system musi umożliwiać wygenerowanie czytelnego wydruku (PDF z iframe w Numify + eksport metadanych).
3. Dokument nie na liście wyłączeń.

Dokumenty wyłączone z digitalizacji — muszą pozostać na papierze

• Akt notarialny przeniesienia własności nieruchomości.
• Protokół powierzenia odpowiedzialności materialnej (np. inwentaryzacja z podpisem odpowiedzialnego).
• Znaczące umowy — zakres określa kierownik jednostki w polityce rachunkowości.
• Inne ważne dokumenty — pozostawione uznaniu kierownika.

Dla typowej sp. z o.o. prowadzącej działalność usługową lista wyłączeń jest krótka. Kluczowe są:

• Umowa spółki (akt notarialny).
• Akt nabycia nieruchomości (jeśli występuje).
• Umowy handlowe dużej wagi (np. długoterminowy kontrakt strategiczny).

Te dokumenty przechowuje się w oryginale (papier + skan jako kopia operacyjna, nie zastępująca oryginału).

Sprawozdania finansowe i polityka — art. 73 ust. 3

Po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy, dokumentację przyjętych zasad rachunkowości, księgi rachunkowe oraz sprawozdania finansowe, w tym również sprawozdanie z działalności jednostki, przechowuje się odpowiednio w sposób określony w ust. 1.

Kluczowy moment: zatwierdzenie SF przez zgromadzenie wspólników. Po nim dokumentacja wchodzi w reżim archiwalny. Wcześniej jest traktowana jako robocza (zmienialna).

Okresy przechowywania — art. 74

Sprawozdanie finansowe — ust. 1

Zatwierdzone roczne sprawozdania finansowe, odmowa podpisu, o której mowa w art. 52 ust. 2, oraz oświadczenie lub odmowa złożenia oświadczenia, o których mowa w art. 52 ust. 2b, jeżeli zostały sporządzone, podlegają przechowywaniu przez okres co najmniej 5 lat, licząc od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym zatwierdzono sprawozdanie finansowe.

Dla sp. z o.o. z rokiem obrotowym = kalendarzowym:

• SF za rok 2026, zatwierdzone czerwiec 2027 → przechowywane do końca 2032 r.
• SF za rok 2026, zatwierdzone styczeń 2028 (spóźnienie) → przechowywane do końca 2033 r.

Liczenie od roku zatwierdzenia, nie roku obrotowego — przesunięcie zatwierdzenia wydłuża okres.

Pozostałe zbiory — ust. 2

Obliczanie okresu — ust. 3

Okresy przechowywania ustalone w ust. 2 oblicza się od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dane zbiory dotyczą.

Przykład dla pkt 8 (5 lat, „pozostałe dowody"):

• Faktura z marca 2026 r. (rok obrotowy 2026).
• Licząc od początku 2027 r. (rok następujący po roku obrotowym).
• Okres 5 lat → do końca 2031 r.

Uwaga: to różni się od liczenia w Ordynacji podatkowej (OrdPod art. 86 + art. 70 — od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku). Dla bezpieczeństwa: przyjmuj dłuższy okres z obu systemów prawnych.

Dłuższe okresy z OrdPod — art. 86 i 70

Ordynacja podatkowa wydłuża okres dla dokumentów związanych z przedawnieniem zobowiązania podatkowego. Zobowiązanie podatkowe przedawnia się z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku (Ord. Pod., art. 70 § 1).

Przykład dla VAT i CIT:

• VAT za marzec 2026 — termin płatności 25 kwietnia 2026 r.
• Przedawnienie: 5 lat od końca 2026 r. → do końca 2031 r.
• Dla CIT-8 za 2026 r.: termin płatności 31 marca 2027 r. → przedawnienie do końca 2032 r.

Dokumenty związane z tymi zobowiązaniami (faktury, JPK, dziennik) podlegają wydłużonemu przechowywaniu do czasu przedawnienia.

Zawieszenie biegu przedawnienia (art. 70 § 6 OrdPod) — wydanie decyzji ostatecznej, wszczęcie postępowania karnego skarbowego, doręczenie zawiadomienia o zawieszeniu — może przedłużyć okres do kilkunastu lat.

Praktyczna reguła: przechowuj dokumenty księgowe przez 10 lat, nawet jeśli UoR wymaga 5 — dla bezpieczeństwa wobec ewentualnych kontroli i postępowań.

Realizacja w Numify

Oryginał w R2

Każdy dokument wgrany do korzystanie/dokumenty trafia do Cloudflare R2 jako obiekt niemutowalny:

• Hash SHA-256 zapisany w bazie przy uploadzie.
• Polityka R2 blokująca nadpisanie (if-none-match).
• Kopie zapasowe bazy i R2 w osobnym regionie (geo-redundancja).

Wydruk / PDF jest zawsze dostępny przez przycisk „Open Original" w korzystanie/document-detail — spełnia warunek „urządzenia pozwalające na odtworzenie dowodów" (UoR, art. 73 ust. 2).

Faktury KSeF

Faktury pobrane z KSeF są archiwizowane jako XML FA(3) — oryginalna postać w rozumieniu art. 73 ust. 1. System KSeF sam przechowuje faktury przez 10 lat od końca roku wystawienia, co jest niezależnym źródłem archiwizacji.

Retencja soft-delete

src/lib/services/backup-retention.ts zarządza polityką backupu i zapewnia:

• Soft delete — usunięcie rekordu z UI nie usuwa obiektu R2 od razu.
• Retencja domyślna 10 lat — dłuższa niż 5-letni wymóg UoR, spójna z możliwym wydłużeniem z OrdPod.
• Audit log — każda operacja usunięcia zapisana z timestampem i user ID, by odtworzyć kto i kiedy usunął dokument.

Nie usuwaj zaksięgowanych dokumentów

Najważniejsza praktyczna reguła: dokument, który jest powiązany z zapisem w dzienniku, nie powinien być usuwany przez 10 lat od zakończenia roku obrotowego. Usunięcie naruszałoby:

• UoR, art. 20 ust. 5 pkt 2 (stwierdzenie źródła).
• UoR, art. 25 ust. 1 (zakaz usuwania zapisów — rozciąga się na dowody).
• UoR, art. 73 ust. 1 (oryginalna postać).

Zobacz ostrzeżenie w korzystanie/document-detail.

Checklist — archiwizacja roczna

• Sprawozdanie finansowe zatwierdzone uchwałą zgromadzenia.
• Księgi zamknięte (lockPeriod dla wszystkich miesięcy).
• Eksport JPK_KR_PD wygenerowany i wysłany do US.
• e-Sprawozdanie złożone do KRS (15 dni od zatwierdzenia).
• Kopia zapasowa ksiąg + dowodów na nośnik poza R2 (dysk zewnętrzny / inna chmura) — rekomendowane, nie wymagane przez UoR.
• W polityce rachunkowości zapisane: gdzie przechowujesz dokumenty, kto odpowiada za archiwum, jak długo.

Co po 5/10 latach

Formalnie po upływie wymaganego okresu dokumenty można zniszczyć. W praktyce:

• Sp. z o.o. prowadząca działalność — niszczenie jest ryzykowne (kontrola US, spór cywilny, roszczenia z umów); wielu księgowych rekomenduje zachowanie bezterminowe dla kluczowych dokumentów.
• Sp. z o.o. w likwidacji — dokumenty przekazywane do archiwum po wykreśleniu z KRS (zobacz przepisy o archiwach państwowych).
• Zmiana biura rachunkowego — dokumenty wracają do jednostki; zachowaj ślad wydania i odbioru.