Wprowadzenie

Czym jest Numify — narzędzie księgowe dla pojedynczej sp. z o.o., łączące parsowanie dokumentów AI z pełną księgowością podwójnego zapisu zgodną z polskim prawem. Co obsługuje, czego nie, jakie warunki musi spełniać spółka, by sensownie z niego korzystać.

Numify to narzędzie księgowe przeznaczone dla jednej sp. z o.o. — zbudowane tak, żeby właściciel spółki mógł samodzielnie prowadzić pełną księgowość, a księgowy miał kontrolę nad końcowym kształtem zapisów.

Informacje mają charakter edukacyjny

Dokumentacja nie zastępuje porady doradcy podatkowego ani biegłego rewidenta. W sprawach szczegółowych skontaktuj się ze specjalistą. Jak weryfikujemy dokumentację ↗

Co Numify robi

Parsuje dokumenty — faktury zakupu PDF, paragony, zdjęcia wgrywane z telefonu. Model AI (Gemini) wyodrębnia kontrahenta, daty, kwoty netto/VAT, stawki — użytkownik tylko weryfikuje wynik.
Prowadzi dziennik i księgę główną — każda zatwierdzona transakcja generuje zapis w dzienniku zgodny z zasadą podwójnego księgowania (UoR, art. 14 ust. 1).
Generuje rejestry VAT — sprzedaży i zakupu, podstawa do JPK_VAT i deklaracji VAT-7/VAT-7K.
Wystawia faktury sprzedaży — w PLN/EUR/USD, z przeliczeniem po kursie średnim NBP z dnia poprzedzającego operację (UoR, art. 30 ust. 2).
Importuje wyciągi bankowe — mBank, ING, PKO, Santander, Nest Bank oraz generyczny CSV. Dopasowuje wpłaty do faktur i księguje płatności.
Sporządza sprawozdanie finansowe — bilans, rachunek zysków i strat w układzie z załącznika 1 lub 5 UoR, informacja dodatkowa, podstawa e-sprawozdania w formacie XML dla KRS.
Generuje JPK — JPK_KR_PD (księgi podatkowe), JPK_ST_KR (środki trwałe), JPK_VAT (rejestry VAT) — zgodnie z wymogami KAS.

Czego Numify nie robi (lub jeszcze nie robi)

Nie zastępuje księgowego. Generuje dokumenty do akceptacji — polityka rachunkowości, bilans otwarcia, sprawozdanie finansowe wymagają weryfikacji przez osobę odpowiedzialną. Numify nie ponosi odpowiedzialności za błędną kwalifikację operacji.
Nie obsługuje kadr i płac. Spółki z pracownikami prowadzą ZUS, PIT-4, PIT-11 w innych narzędziach (np. Płatnik, wFirma, Comarch Optima).
Nie wysyła e-deklaracji. JPK i sprawozdanie finansowe generuje jako pliki do ręcznego złożenia w e-Urzędzie Skarbowym lub e-KRS (do czasu integracji).
Nie łączy się z KSeF produkcyjnym. Parser FA(3) i generator istnieją, ale wysyłka/odbiór w trybie online będzie wdrażana zgodnie z terminami obowiązkowego KSeF (kwiecień 2026 dla podatników > 200 mln zł sprzedaży, lipiec 2026 dla pozostałych) — zobacz Zmiany w 2026.
Nie prowadzi wielu spółek jako grupy. Każda spółka to osobna przestrzeń — plan kont, bilans otwarcia, polityka rachunkowości są trzymane per-spółka.

Dla jakich spółek Numify jest odpowiedni

Zgodnie z UoR, art. 2 ust. 1 każda spółka z o.o. ma obowiązek prowadzenia pełnej księgowości — niezależnie od wielkości przychodów, liczby pracowników czy formy opodatkowania.

Numify jest zoptymalizowany pod:

Mikro i małe spółki z o.o. — do ok. 200 dokumentów miesięcznie.
Sprawozdanie finansowe w układzie załącznika 1 (pełny) lub załącznika 5 (mała jednostka) — zobacz Załącznik 1 UoR.
Stawki CIT: 19% standard lub 9% (mały podatnik). Estoński CIT jest dostępny w ustawieniach, ale wymaga szczególnej polityki rachunkowości — skonsultuj z księgowym.
Status VAT: czynny podatnik VAT, zwolniony lub niezarejestrowany.
Waluta operacyjna PLN, z opcjonalną sprzedażą w EUR/USD.

Dla innych form (JDG, spółka jawna, spółka akcyjna) Numify technicznie zadziała, ale niektóre funkcje (np. generator e-sprawozdania XML) zakładają strukturę kapitału sp. z o.o.

Dla kogo Numify nie jest odpowiedni

JDG na ryczałcie / KPiR — pełna księgowość byłaby uciążliwa i nadmiarowa wobec wymogów ustawowych.
Spółki z księgowością MSR/MSSF — Numify trzyma się wyłącznie polskiej UoR; UoR, art. 2 ust. 3 dopuszcza MSR dla określonych jednostek, ale nie jest to zakres Numify.
Duże spółki z wieloma oddziałami, konsolidacją, wielowalutową sprzedażą na dużą skalę. Numify nie ma narzędzi konsolidacyjnych.

Warunki techniczne

Konto e-mail do logowania (Better Auth).
Numer KRS spółki — 10 cyfr, używany do automatycznego pobrania danych z rejestru KRS (via lookupByKrsFirst).
Rachunek bankowy firmowy — wymagany dla spółek płatników VAT (rachunek z białej listy — zobacz Biała lista po uruchomieniu tej integracji).
Dowody księgowe w formie elektronicznej (PDF, zdjęcie, XML FA(3)) — Numify nie obsługuje skanerów papierowych; papier trzeba zeskanować osobno.

Dalej

Jeśli powyższe pasuje do Twojej sytuacji, przejdź do zakładania firmy. Jeśli nie masz pewności co do formy prawnej lub obowiązków — zajrzyj najpierw do Ustawy o rachunkowości i kalendarza terminów.