Art. 20–21 UoR — Dowody księgowe

Dowód księgowy to podstawa każdego zapisu w księgach rachunkowych (UoR, art. 20 ust. 2). Bez prawidłowego dowodu źródłowego zapis w dzienniku jest pusty z punktu widzenia UoR — nawet gdy technicznie został dokonany.

Zasada — każde zdarzenie idzie do ksiąg

UoR, art. 20 ust. 1:

Do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym.

Każde zdarzenie — nie próbki, nie wybrane, nie te powyżej istotności. Zasada kompletności jest bezwzględna (granicą jest definicja „zdarzenia gospodarczego", nie jego kwota).

Trzy kategorie dowodów źródłowych — ust. 2

Podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwane dalej „dowodami źródłowymi":

1. zewnętrzne obce — otrzymane od kontrahentów;
2. zewnętrzne własne — przekazywane w oryginale kontrahentom;
3. wewnętrzne — dotyczące operacji wewnątrz jednostki.

Zewnętrzne obce

Typowe przykłady:

• Faktura zakupowa otrzymana od dostawcy.
• Nota odsetkowa z banku.
• Polisa ubezpieczeniowa.
• Decyzja urzędu skarbowego o zwrocie VAT.

W Numify są to dokumenty wgrywane przez użytkownika do dokumentów (PDF / skan) oraz faktury pobrane automatycznie z KSeF (XML FA(3)).

Zewnętrzne własne

Typowe przykłady:

• Faktura sprzedaży wystawiona nabywcy.
• Nota odsetkowa wysłana dłużnikowi.
• Nota korygująca.

W Numify generowane na ekranie faktur i wysyłane do KSeF jako faktury ustrukturyzowane.

Wewnętrzne

Operacje bez zewnętrznego kontrahenta:

• Polecenie księgowania (PK) — przeksięgowanie między kontami.
• Protokoły inwentaryzacji.
• Rozchód materiału z magazynu na produkcję.
• Dokumenty naliczeń (lista płac, miesięczne odpisy amortyzacyjne).

W Numify: zapisy w dzienniku z source = 'manual' oraz automatyczne polecenia księgowania (np. amortyzacja miesięczna generowana przez ewidencję środków trwałych).

Cztery kategorie dowodów własnych — ust. 3

Podstawą zapisów mogą być również sporządzone przez jednostkę dowody księgowe:

1. zbiorcze — służące do dokonania łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych;
2. korygujące poprzednie zapisy;
3. zastępcze — wystawione do czasu otrzymania zewnętrznego obcego dowodu źródłowego;
4. rozliczeniowe — ujmujące już dokonane zapisy według nowych kryteriów klasyfikacyjnych.

Uwaga dla dowodów zastępczych — ust. 4

W przypadku uzasadnionego braku możliwości uzyskania zewnętrznych obcych dowodów źródłowych, kierownik jednostki może zezwolić na udokumentowanie operacji gospodarczej za pomocą księgowych dowodów zastępczych, sporządzonych przez osoby dokonujące tych operacji. Nie może to jednak dotyczyć operacji gospodarczych, których przedmiotem są zakupy opodatkowane podatkiem od towarów i usług oraz skupu metali nieżelaznych od ludności.

Dla typowej sp. z o.o. istotne jest wyłączenie dla zakupów VAT — nie możesz zastąpić brakującej faktury zakupu PK. Fakturę trzeba uzyskać od dostawcy lub (w braku) potraktować koszt jako niemożliwy do zaksięgowania.

Sześć elementów dowodu — art. 21 ust. 1

Dowód księgowy powinien zawierać co najmniej:

1. określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego;
2. określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej;
3. opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych;
4. datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą — także datę sporządzenia dowodu;
5. podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów;
6. stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

Mapowanie na elementy faktury VAT

Faktura VAT zgodna z Ustawa o VAT, art. 106e automatycznie spełnia 5 z 6 elementów:

Dekretacja (pkt 6) to jedyny element, którego nie ma na fakturze — powstaje w momencie zaksięgowania: wskazanie miesiąca, kont Wn/Ma i podpisu osoby odpowiedzialnej. W Numify realizowane automatycznie — każda pozycja w dzienniku ma: fiscalYear, fiscalMonth, linie z accountCode / debitAmount / creditAmount oraz createdBy (ID użytkownika). To jest elektroniczny odpowiednik dekretacji.

Waluty obce — ust. 3

Dowód księgowy opiewający na waluty obce powinien zawierać przeliczenie ich wartości na walutę polską według kursu obowiązującego w dniu przeprowadzenia operacji gospodarczej. Wynik przeliczenia zamieszcza się bezpośrednio na dowodzie, chyba że system przetwarzania danych zapewnia automatyczne przeliczenie walut obcych na walutę polską.

W Numify automatyczne przeliczenie jest spełnione przez użycie kursów NBP D−1 — zobacz Art. 30 UoR — kursy walut.

Tłumaczenie na żądanie — ust. 5

Na żądanie organów kontroli lub biegłego rewidenta należy zapewnić wiarygodne przetłumaczenie na język polski treści wskazanych przez nich dowodów, sporządzonych w języku obcym.

Obowiązek warunkowy (tylko na żądanie) i ex post (nie trzeba tłumaczyć prewencyjnie każdej zagranicznej faktury). W praktyce księgowa zostawia anglojęzyczną fakturę w oryginale i tłumaczy tylko gdy poprosi inspektor US lub biegły.

Cztery wymogi dla ksiąg komputerowych — art. 20 ust. 5

Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera za równoważne z dowodami źródłowymi uważa się zapisy w księgach rachunkowych, wprowadzane automatycznie za pośrednictwem urządzeń łączności, informatycznych nośników danych lub tworzone według algorytmu (programu) na podstawie informacji zawartych już w księgach, przy zapewnieniu, że podczas rejestrowania tych zapisów zostaną spełnione co najmniej następujące warunki:

1. uzyskają one trwale czytelną postać zgodną z treścią odpowiednich dowodów księgowych;
2. możliwe jest stwierdzenie źródła ich pochodzenia oraz ustalenie osoby odpowiedzialnej za ich wprowadzenie;
3. stosowana procedura zapewnia sprawdzenie poprawności przetworzenia odnośnych danych oraz kompletności i identyczności zapisów;
4. dane źródłowe w miejscu ich powstania są odpowiednio chronione, w sposób zapewniający ich niezmienność, przez okres wymagany do przechowywania danego rodzaju dowodów księgowych.

Jak Numify spełnia każdy z czterech warunków

Realizacja w Numify — podsumowanie

1. Upload dokumentu → dowód zewnętrzny obcy trafia do dokumentów z oryginałem w R2.
2. Parser AI — rozpoznaje dane z dowodu i wyciąga transakcję (zobacz document-detail).
3. Księgowanie — zapis w dzienniku z linkiem do documentId (spełnia ust. 5 pkt 2 — źródło).
4. Dekretacja — automatyczna: fiscalYear, fiscalMonth, pary Wn/Ma na kontach, createdBy (pkt 6 art. 21).
5. Przechowywanie — 5 lat minimum, zobacz Art. 73–74 UoR — archiwizacja.

Częste błędy

• Zaksięgowanie bez dowodu — naruszenie ust. 2. Każdy zapis w dzienniku musi mieć oparcie w konkretnym dowodzie. Numify pozwala zapisać bez linku do documentId (np. w PK wewnętrznym), ale wymaga opisu operacji w polu description.
• Dowód zastępczy na zakup VAT — zakaz z ust. 4. W Numify brak faktury zakupu = brak KUP i brak VAT naliczonego do odliczenia.
• Brak dekretacji — faktura leżąca w teczce bez ujęcia w księgach nie jest zaksięgowana, nawet gdy jest poprawna. Tylko zapis w dzienniku finalizuje dekretację (pkt 6 art. 21).