Szczegóły dokumentu

Szczegóły dokumentu to widok detalu pojedynczego pliku wgranego do dokumentów — PDF faktury, skan, zdjęcie paragonu. Pozwala zobaczyć oryginał, metadane i transakcje wyciągnięte z niego przez parser AI.

Rola dokumentu w rachunkowości

Dokumenty wgrane do Numify pełnią rolę dowodów księgowych w rozumieniu UoR, art. 20 ust. 2. Najczęściej są to dowody zewnętrzne obce — faktury zakupowe otrzymane od dostawców.

UoR, art. 20 ust. 5 dopuszcza komputerowe prowadzenie ksiąg pod warunkiem:

1. trwałej czytelności zapisów zgodnej z dowodami,
2. możliwości stwierdzenia źródła i osoby odpowiedzialnej,
3. poprawności przetwarzania i kompletności,
4. ochrony danych źródłowych przed zmianą.

Numify spełnia te wymogi: oryginał pliku przechowywany jest w Cloudflare R2 (niemutowalne obiekty), każdy upload ma zapisanego użytkownika i timestamp, parser zapisuje wyniki atomowo, a transakcje powstałe z dokumentu są powiązane z ID dokumentu w bazie.

Struktura ekranu

Nagłówek

• Przycisk powrotu — nawiguje do listy dokumenty.
• Ikona + nazwa pliku — oryginalna nazwa przy uploadzie.
• Badge statusu — Oczekujący / Przetwarzanie / Przetworzony / Błąd (kolor zależy od statusu).
• Rozmiar i MIME type — dane techniczne pliku.
• Przycisk „Open Original" — otwiera oryginał w nowej karcie (bezpośredni link do obiektu R2 przez tymczasowy podpisany URL).

Preview — podgląd oryginału

Lewa (szeroka) kolumna na większych ekranach:

• PDF — osadzony w iframe z natywnym podglądem przeglądarki.
• Obraz (JPG, PNG, WEBP) — wyświetlany jako <img> z object-contain.
• Inne typy — ikona placeholder z komunikatem „Preview not available".

Podgląd jest tylko do odczytu — nie pozwala na modyfikację, komentarze ani zaznaczenia. Wymóg niezmienności dowodu (UoR, art. 20 ust. 5) jest spełniony architektonicznie: Numify nie daje narzędzi do edycji pliku źródłowego.

Details — metadane

Prawa kolumna, pierwsza karta:

Extracted Transactions — transakcje wyciągnięte z dokumentu

Prawa kolumna, druga karta. Parser AI (src/lib/services/document-parser.ts) próbuje rozpoznać w dokumencie jedną lub więcej transakcji:

• faktura zakupowa → typowo jedna transakcja główna z pozycjami,
• paragon / rachunek → jedna lub kilka transakcji,
• wyciąg bankowy → wiele transakcji (tu używa się zwykle osobnej ścieżki importu CSV — patrz konta-bankowe).

Każda wyciągnięta transakcja pokazuje:

• Datę operacji,
• Kontrahenta (jeśli rozpoznany),
• Kwotę (netto + VAT + brutto),
• Status powiązania — Linked (przekonwertowane na rekord transakcji w dzienniku) lub Pending (wymaga ręcznego potwierdzenia).

Status parsingu — co oznaczają stany

Status jest aktualizowany asynchronicznie — ekran nie odświeża się automatycznie, ale odświeżenie karty pokaże nowy stan.

Dowody księgowe wg UoR art. 21 ust. 1

Numify nie walidacje automatycznie, czy każdy wgrany dokument spełnia kryteria dowodu księgowego z UoR, art. 21 ust. 1 — kryteria obejmują:

1. Rodzaj i numer dowodu — faktura zazwyczaj ma (Nr faktury).
2. Strony operacji — nazwy i adresy sprzedawcy i nabywcy.
3. Opis i wartość — treść operacji + kwota.
4. Data operacji — i (jeśli inna) data sporządzenia dowodu.
5. Podpis wystawcy — w praktyce zastępowany znakami elektronicznymi (UoR, art. 21 ust. 4) dla faktur elektronicznych.
6. Dekretacja — „stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania do ujęcia w księgach" — to robi się przy księgowaniu w dzienniku, nie na samym dokumencie.

W praktyce: dokument wgrany do Numify + zaksięgowana transakcja w dzienniku (z numerem pozycji dziennika i kontami Wn/Ma) stanowią razem kompletny ślad audytowy.

Archiwizacja — ile i jak długo

UoR, art. 74 ust. 2 pkt 8: dowody księgowe przechowuje się przez co najmniej 5 lat licząc od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dotyczą. Dla faktury z 2026 r. oznacza to archiwizację do końca 2031 r. — przez cały ten okres plik musi pozostać odtwarzalny.

Numify przechowuje pliki w Cloudflare R2 z polityką niemutowalności:

• pliki nie są nadpisywane,
• usunięcie rekordu dokumentu nie usuwa natychmiast obiektu z R2 (soft delete, retencja zgodna z UoR, art. 74 ust. 2),
• kopie zapasowe bazy metadanych + obiektów R2 wykonywane zgodnie z polityką backupu (src/lib/services/backup-retention.ts).

UoR, art. 73 ust. 2 dopuszcza przeniesienie treści dowodów na informatyczne nośniki danych — pod warunkiem, że system pozwala na odtworzenie dokumentu w postaci wydruku. Przycisk „Open Original" realizuje ten wymóg.

Usuwanie dokumentu — uwaga

Dokument można usunąć z UI (z poziomu listy dokumenty), ale:

• Transakcje powiązane (z dziennika) nie są usuwane — zostają, tracąc odwołanie do dokumentu źródłowego. To naruszenie wymogu identyfikacji źródła (UoR, art. 20 ust. 5). Unikaj usuwania dokumentów, które zostały już zaksięgowane.
• Usunięcie wprowadza soft delete w bazie; plik R2 pozostaje przez okres retencji. Fizyczne usunięcie z R2 wymaga osobnego procesu administracyjnego.

Praktyczna reguła: jeśli dokument został zaksięgowany, nie usuwaj go z systemu aż do upływu 5-letniego okresu archiwizacji.

Powiązania

• Dokumenty — lista wszystkich dokumentów spółki, skąd nawigujesz do tego widoku.
• Transakcje — pozycje Linked w ekranie to rekordy transakcji z referencją do ID dokumentu.
• Faktury — faktury zakupu wystawione na podstawie dokumentów; numer faktury jest polem transakcji.
• Dziennik — zaksięgowanie transakcji tworzy zapis w dzienniku; dokument pozostaje dowodem źródłowym dla tego zapisu.
• KSeF — faktury pobrane z KSeF trafiają automatycznie jako „dokumenty" z oryginałem XML FA(3).