Obowiązki sp. z o.o. — przegląd
Kompletna mapa obowiązków księgowych, podatkowych i sprawozdawczych polskiej spółki z ograniczoną odpowiedzialnością — ksiąg rachunkowych, VAT, CIT, KSeF i sprawozdania finansowego.
Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością (sp. z o.o.) jest zobowiązana do prowadzenia pełnej księgowości — niezależnie od wielkości przychodów, liczby pracowników czy formy działalności (UoR, art. 2). Ten przegląd pokazuje wszystkie obowiązki sprawozdawcze i podatkowe w jednym miejscu, z linkami do szczegółowych artykułów.
Informacje mają charakter edukacyjny
Dokumentacja nie zastępuje porady doradcy podatkowego ani biegłego rewidenta. W sprawach szczegółowych skontaktuj się ze specjalistą. Jak weryfikujemy dokumentację ↗
Księgi rachunkowe (Art. 13–25 UoR)
Podstawa prawna: UoR, art. 13. Spółka prowadzi zbiór ksiąg rachunkowych, na które składają się:
| Księga | Polski termin | Podstawa prawna |
|---|---|---|
| Journal | Dziennik | UoR, art. 14 |
| General Ledger | Księga Główna | UoR, art. 15 |
| Subsidiary Ledgers | Księgi Pomocnicze | UoR, art. 16 |
| Trial Balance | Zestawienie Obrotów i Sald | UoR, art. 18 |
| Inventory | Inwentarz | UoR, art. 19 |
Wszystkie kwoty w księgach muszą być wyrażone w złotych polskich (UoR, art. 9) — w Numify przechowujemy je w groszach jako liczby całkowite, żeby uniknąć błędów zaokrąglenia. Każda pozycja w dzienniku musi być zapisana dwustronnie — suma debetów = suma kredytów (UoR, art. 15).
Od 1 stycznia 2026 r. dla typowych sp. z o.o. — podatników CIT składających JPK_V7M — księgi rachunkowe muszą być prowadzone w formie elektronicznej, bo wynika to z obowiązku składania JPK_KR_PD za rok 2026 (szczegóły: Zmiany w 2026).
VAT — podatek od towarów i usług
Podstawa: Ustawa o VAT. Najważniejsze obowiązki miesięczne:
- JPK_V7M · do 25. — plik JPK_V7M(3) z deklaracją i ewidencją VAT, Ustawa o VAT, art. 99.
- VAT-UE · do 25. — informacja podsumowująca VAT-UE, jeśli występują transakcje wewnątrzwspólnotowe, Ustawa o VAT, art. 100.
Stawki podatku: VAT 23%, VAT 8%, VAT 5%, VAT 0% (eksport, WDT), VAT zw (zwolnienie przedmiotowe), VAT np (niepodlegające).
Od 1 stycznia 2026 r. limit zwolnienia podmiotowego z VAT został podniesiony do 240 000 zł rocznej sprzedaży — szczegóły w Zmianach w 2026.
CIT — podatek dochodowy
Podstawa: Ustawa o CIT. Dla sp. z o.o.:
- Stawka 9 % — podatnicy, u których wartość przychodu ze sprzedaży (wraz z VAT) nie przekroczyła w poprzednim roku 2 mln EUR, Ustawa o CIT, art. 19.
- Stawka 19 % — pozostali podatnicy.
- Zaliczka CIT · do 20. — zaliczka na CIT za poprzedni miesiąc.
- CIT-8 · do 31. — zeznanie CIT-8 za rok podatkowy, Ustawa o CIT, art. 27.
Od roku podatkowego 2026 (deklaracja składana do 31 marca 2027 r.) dochodzi obowiązek przekazania ksiąg rachunkowych w strukturze logicznej JPK_KR_PD oraz ewidencji środków trwałych JPK_ST_KR (Rozp. JPK_KR_PD).
KSeF — Krajowy System e-Faktur
Od 1 kwietnia 2026 r. wszystkie faktury B2B muszą być wystawiane przez Krajowy System e-Faktur (Ustawa o KSeF). Przegląd:
KSeF — przegląd
Executive summary, cele, zakres obowiązku, grace period do końca 2026.
Harmonogram wdrożenia
Kto, kiedy, grupy podatników, okres przejściowy, wyjątki niskowartościowe.
Format FA(3)
Struktura XML faktury ustrukturyzowanej, wymagane pola, identyfikator KSeF.
Uwierzytelnianie
Podpis kwalifikowany, pieczęć elektroniczna, certyfikaty KSeF, wygaśnięcie Profilu Zaufanego.
Sprawozdanie finansowe (Art. 45–53 UoR)
Roczne sprawozdanie finansowe (SF) składa się z co najmniej:
- Bilans (Bilans) — aktywa = pasywa, UoR, art. 46.
- Rachunek zysków i strat (RZiS) — UoR, art. 47.
- Informacja dodatkowa — UoR, art. 48.
Dla jednostek małych (Jednostka Mała) — aktywa < 33 mln zł, przychody < 66 mln zł, zatrudnienie < 50 (progi po nowelizacji Dz.U. 2024 poz. 1863, obowiązujące od 1 stycznia 2025 r., UoR, art. 3 ust. 1 pkt 1b) — dostępna jest uproszczona forma sprawozdania (Załącznik nr 5 do UoR), bez rachunku przepływów pieniężnych i zestawienia zmian w kapitale. Szczegóły: Załącznik 5 — jednostka mała.
Terminy:
- Sporządzenie SF — w ciągu 3 miesięcy od końca roku obrotowego (31 marca dla roku kalendarzowego), UoR, art. 52.
- Zatwierdzenie przez Zgromadzenie Wspólników — w ciągu 6 miesięcy (30 czerwca), UoR, art. 53.
- Złożenie w eKRS — w ciągu 15 dni od zatwierdzenia (SF do KRS · do 15.).
Pełny kalendarz terminów
Wszystkie comiesięczne i roczne terminy — JPK_V7M, zaliczki CIT, ZUS, VAT-UE, SF, CIT-8, JPK_KR_PD — zebrane w jednym miejscu:
Przechowywanie dokumentów
Każda grupa dokumentów ma inny wymagany okres przechowywania — od 5 lat (faktury, księgi) do bezterminowo (zatwierdzone sprawozdania finansowe) i 50 lat (akta pracownicze sprzed 2019 r.). Pełne zestawienie: Przechowywanie dokumentów.
Zmiany w 2026 r.
Najważniejsze zmiany, które wchodzą w życie w 2026 r.:
- Obowiązkowy KSeF od 1 kwietnia 2026 r. (duzi podatnicy — od 1 lutego).
- JPK_V7M(3) z numerem KSeF od 1 lutego 2026 r.
- Wyłącznie elektroniczne księgi rachunkowe od 1 stycznia 2026 r.
- JPK_KR_PD + JPK_ST_KR dla roku podatkowego 2026 (pierwsza deklaracja w marcu 2027 r.).
- Podniesiony limit zwolnienia podmiotowego z VAT do 240 000 zł.
Szczegóły: Zmiany w 2026.
Ustawienia spółki
Konfiguracja spółki w Numify — dane rejestrowe (NIP, REGON, KRS), adres, ustawienia podatkowe (status VAT, częstotliwość JPK_V7, stawka CIT, urząd skarbowy), rachunek bankowy, mapowanie kategorii na konta księgowe. Ustawienia te są źródłem prawdy dla polityki rachunkowości, generatorów JPK, e-Sprawozdania i integracji KSeF.
Kalendarz terminów
Wszystkie comiesięczne, kwartalne i roczne terminy księgowe i podatkowe dla polskiej spółki z o.o. — JPK_V7M, zaliczki CIT, ZUS, VAT-UE, sprawozdanie finansowe.