Dokumenty

Nie mylić z Faktury. Ta strona opisuje dokumenty przychodzące — faktury od dostawców, paragony, które AI parsuje i zamienia w transakcje. Jeśli chcesz wystawić fakturę sprzedażową, zobacz Faktury.

Dokumenty to punkt wejścia do księgowości — miejsce, gdzie spółka przesyła dowody księgowe (faktury zakupu, paragony, inne), a Numify automatycznie wyodrębnia z nich dane do dalszej obróbki.

Po co to w Numify

UoR, art. 20 ust. 1 wymaga, aby każde zdarzenie gospodarcze zostało wprowadzone do ksiąg w postaci zapisu. Podstawą tego zapisu musi być dowód księgowy (art. 20 ust. 2) — w praktyce dla sp. z o.o. najczęściej faktura zakupu otrzymana od kontrahenta.

Numify:

1. Przechowuje oryginał dokumentu (PDF, obraz) w Cloudflare R2 — elektronicznie, zgodnie z UoR, art. 73 ust. 2.
2. Parsuje dane modelem AI i podsuwa je do weryfikacji.
3. Tworzy transakcję po zatwierdzeniu — to z niej zostanie utworzony zapis w dzienniku (UoR art. 14).

Co można przesłać

Limit wielkości: domyślnie 10 MB na plik. Wiele plików można wgrać jednocześnie (drag-and-drop) — każdy jest przetwarzany asynchronicznie w tle (BullMQ).

Pipeline parsowania

Upload → R2 (oryginał) → ekstrakcja tekstu (PDF/OCR)
       → model Gemini 2.5 Flash → schema Zod → draft transakcji
       → (ludzki przegląd) → zaakceptowanie → dziennik

Co AI wyciąga z dokumentu

Schemat (invoiceSchema) obejmuje m.in.:

• typ dokumentu (invoice / receipt / credit_note / other),
• numer dokumentu, data wystawienia, termin płatności,
• sprzedawcę (nazwa, NIP, adres, kraj),
• nabywcę (nazwa, NIP, adres),
• pozycje (opis, ilość, cena jednostkowa, netto, stawka VAT, brutto),
• sumy (netto, VAT, brutto, waluta),
• kategorię kosztu (dopasowaną do UoR, art. 21 ust. 1 pkt 6 — „dekretacja").

Przed zaakceptowaniem jako transakcja zawsze trafia to do weryfikacji ludzkiej — AI może się mylić, zwłaszcza przy paragonach o niskiej jakości.

Statusy dokumentu

Po zaakceptowaniu transakcji dokument zostaje na stałe powiązany z tą transakcją (i z wpisem w dzienniku) — to materializuje wymóg UoR, art. 21 ust. 1 pkt 1–2 (rodzaj i numer dowodu, strony).

Wymogi art. 21 — 6 elementów dowodu

Zgodnie z UoR, art. 21 ust. 1 dowód księgowy powinien zawierać co najmniej sześć elementów:

Bezpieczne przechowywanie

Zgodnie z UoR, art. 73 ust. 2 dowody elektroniczne są akceptowalne, jeśli zapewniona jest niezmienność przez wymagany okres przechowywania (5 lat dla większości dowodów — szczegóły → przechowywanie dokumentów).

Numify realizuje to tak:

• Oryginał w R2 jest write-once (kluczowany hashem zawartości — nadpisanie nie jest możliwe bez świadomej akcji).
• Powiązanie dokument ↔ transakcja ↔ zapis księgowy jest twarde (klucze obce) — nie da się „osierocić" zapisu.
• Usunięcie dokumentu jest zablokowane, gdy istnieje powiązana transakcja (ślad rewizyjny → UoR, art. 25).

Ograniczenia

1. AI czasem się myli na paragonach niskiej jakości (wyblakły druk, odręczne notatki). Wymaga ręcznej poprawki.
2. Dokumenty wielopozycyjne o nietypowym układzie (skany książek przychodów z XIX w., faktury rękopisy) mogą wymagać pełnej edycji ręcznej.
3. Brak rozpoznawania języków innych niż PL / EN — faktury w DE / FR / IT są obsługiwane, ale jakość klasyfikacji jest gorsza.
4. Dokumenty obraz + tekst w jednym PDF — model zazwyczaj radzi sobie z obydwoma, ale przy bardzo dużych plikach (200+ stron) zalecane jest dzielenie.
5. Brak zbiorczego uploadu faktur z KSeF w pełnej automatyzacji — odbiór z KSeF działa, ale wymaga skonfigurowanej sesji (→ KSeF — odbieranie).

Rekomendowany workflow

1. Prześlij PDF / obraz — przeciągnij do strefy lub kliknij Upload.
2. Poczekaj kilka sekund — status zmienia się z pending → processing → completed.
3. Otwórz dokument, sprawdź wyciągnięte dane (kontrahent, kwoty, stawki VAT).
4. Popraw błędy, jeśli występują — jeden klik → edycja pola.
5. Utwórz transakcję — dokument zostaje trwale powiązany.
6. Nie usuwaj dokumentu po zaksięgowaniu — zamiast tego użyj korekty w transakcjach.

Powiązane

• transakcje — powstają z zaakceptowanych dokumentów.
• faktury — faktury wystawiane (nie mylić z przychodzącymi).
• kontrahenci — parser tworzy kontrahentów z NIP-u wystawcy.
• UoR — dziennik.
• Przechowywanie dokumentów.