Przechowywanie dokumentów
Obowiązkowe okresy przechowywania ksiąg rachunkowych, dokumentów źródłowych, dokumentów VAT, akt pracowniczych i sprawozdań finansowych zgodnie z ustawą o rachunkowości i ustawą o VAT.
Obowiązek archiwizacji dokumentów księgowych nie kończy się wraz z końcem roku obrotowego. UoR i ustawa o VAT narzucają konkretne okresy przechowywania — różne dla różnych kategorii. Poniższe zestawienie pokazuje, co, jak długo i w jakiej formie musi być zachowane.
Informacje mają charakter edukacyjny
Dokumentacja nie zastępuje porady doradcy podatkowego ani biegłego rewidenta. W sprawach szczegółowych skontaktuj się ze specjalistą. Jak weryfikujemy dokumentację ↗
Okresy przechowywania — szybka tabela
| Kategoria | Okres | Podstawa prawna |
|---|---|---|
| Zatwierdzone roczne sprawozdania finansowe | Trwałe | UoR, art. 74 ust. 1 |
| Księgi rachunkowe (dziennik, księga główna, ZOiS) | 5 lat | UoR, art. 74 ust. 2 pkt 1 |
| Karty wynagrodzeń / listy płac | 5 lat (+ 50 lat ewidencja ZUS ZUA dla akt starszych niż 2019) | UoR, art. 74 ust. 2 pkt 8 |
| Dowody księgowe (faktury, wyciągi, noty) | 5 lat | UoR, art. 74 ust. 2 pkt 4 |
| Dokumenty inwentaryzacyjne | 5 lat | UoR, art. 74 ust. 2 pkt 5 |
| Pozostałe dowody i dokumenty | 5 lat | UoR, art. 74 ust. 2 pkt 8 |
| Faktury i ewidencja VAT | 5 lat od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku | Ustawa o VAT, art. 112 |
| Akta pracownicze (zatrudnieni od 2019 r.) | 10 lat od końca roku ustania stosunku pracy | Kodeks pracy, art. 94⁵ |
| Akta pracownicze (zatrudnieni przed 2019 r.) | 50 lat | Kodeks pracy (przed nowelizacją) |
| Dokumenty ZUS (deklaracje, raporty) | 5 lat od dnia przekazania do ZUS | Ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych, art. 47 ust. 3c |
Kiedy zaczyna biec termin
Bieg 5-letniego terminu dla ksiąg i dokumentów liczy się od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dokumenty dotyczą (UoR, art. 74 ust. 3).
Przykład: faktury zakupowe z 2025 r. przechowuje się do końca 2030 r. (początek biegu: 1 stycznia 2026 r., koniec: 31 grudnia 2030 r.).
Dla faktur VAT i ewidencji VAT bieg liczony jest inaczej: 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku (Ustawa o VAT, art. 112). W praktyce dla większości spółek terminy się pokrywają, ale dla faktur wystawionych w grudniu różnica może sięgnąć jednego roku — ze względu na termin rozliczenia VAT (25. stycznia następnego roku).
Wymagania formalne
Ustawa o rachunkowości nakłada konkretne wymagania na formę i sposób przechowywania (UoR, art. 73 — UoR, art. 74):
- Dostępność — dokumenty muszą być możliwe do odczytania przez cały okres przechowywania. Jeżeli jednostka zmienia system informatyczny, musi zapewnić odczyt starych plików.
- Czytelność — dokumenty elektroniczne muszą być odporne na przypadkową modyfikację (brak edytowalności plików, hashowanie, podpis cyfrowy lub zapis w systemie księgowym z pełnym śladem rewizyjnym).
- Miejsce przechowywania — w siedzibie jednostki lub u biura rachunkowego; przechowywanie poza UE wymaga zgłoszenia US.
- Porządek chronologiczny — w układzie pozwalającym na łatwą identyfikację.
Forma elektroniczna — Numify
Od 1 stycznia 2026 r. sp. z o.o. prowadzą księgi wyłącznie w formie elektronicznej — nie ma możliwości księgowania na papierze. Numify przechowuje:
- Pliki dokumentów źródłowych (PDF faktury, skany paragonów) — w Cloudflare R2 z retencją dożywotnią (nie ma auto-delete).
- Zapisy księgowe (journal_entries, journal_lines, rejestr VAT) —
w PostgreSQL z pełnym śladem rewizyjnym (tabela
audit_log, UoR, art. 25). - Wygenerowane pliki JPK (JPK_V7M, JPK_KR_PD, JPK_ST_KR) — archiwizowane po wysłaniu, odnawialne z danych źródłowych.
Pełna polityka retencji jest zaimplementowana w backup-retention.ts.
Dokumenty specjalne
Sprawozdania finansowe
Zatwierdzone sprawozdania finansowe przechowuje się trwale (UoR, art. 74 ust. 1) — zarówno w formie lokalnej, jak i w repozytorium eKRS. Republika Polska przechowuje wpisy eKRS bezterminowo, więc nawet przy likwidacji spółki dane SF pozostają publicznie dostępne.
Dokumenty do IP BOX / B+R
Dokumentacja ewidencji czasu pracy nad B+R oraz ewidencja projektów IP BOX — przechowywane 5 lat na zasadach ogólnych UoR. W praktyce rekomenduje się przechowywanie dłużej, bo urzędy skarbowe mogą wnosić o weryfikację w ramach kontroli post-factum.
Dokumenty KSeF
Faktury wystawione lub otrzymane przez KSeF są automatycznie archiwizowane przez Ministerstwo Finansów na 10 lat. Spółka nie ma obowiązku samodzielnego przechowywania faktur KSeF — identyfikator KSeF pozwala odtworzyć dokument w dowolnym momencie. Numify zachowuje lokalnie zbuforowane kopie XML dla szybszego dostępu.
Usuwanie po upływie terminu
Po upływie okresu przechowywania jednostka może (nie musi) usunąć dokumenty. Przed usunięciem warto:
- Sprawdzić, czy dokumenty nie są przedmiotem trwającej kontroli podatkowej — wtedy termin przedłuża się do zakończenia kontroli.
- Sprawdzić, czy dokumenty nie są powiązane z nierozstrzygniętą sprawą sądową lub odwoławczą.
- Zabezpieczyć dane pracownicze zgodnie z RODO (RODO) — minimalizacja danych po upływie prawnie uzasadnionej retencji.
Historia zmian podstawy prawnej
- Phase 2
Pierwsza wersja — zagregowana z
_legacy/POLISH-COMPLIANCE-REFERENCE.mdoraz art. 71–74 UoR + art. 112 VAT.
Kalendarz terminów
Wszystkie comiesięczne, kwartalne i roczne terminy księgowe i podatkowe dla polskiej spółki z o.o. — JPK_V7M, zaliczki CIT, ZUS, VAT-UE, sprawozdanie finansowe.
Zmiany w 2026 r.
Najważniejsze zmiany w prawie księgowym i podatkowym wchodzące w życie w 2026 r. — obowiązkowy KSeF, JPK_V7M(3), elektroniczne księgi, nowy próg zwolnienia z VAT, JPK_KR_PD dla roku 2026.