Kontrahenci

Kontrahenci to rejestr firm, z którymi spółka prowadzi rozliczenia — zarówno dostawców (od których kupuje), jak i odbiorców (którym sprzedaje). Dane z tego rejestru są używane przy parsowaniu dokumentów przychodzących, wystawianiu własnych faktur oraz dopasowywaniu wyciągów bankowych.

Po co to w Numify

Spółka z o.o. musi na każdej fakturze umieścić nazwę i adres oraz NIP podatnika i nabywcy (Ustawa o VAT, art. 106e ust. 1 pkt 3–5). Przechowywanie tych danych w jednym miejscu eliminuje błędy przepisywania i pozwala:

• automatycznie uzupełniać dane nowego kontrahenta po wpisaniu samego NIP — z rejestru publicznego (Biała Lista);
• dopasowywać fakturę przychodzącą do już istniejącego dostawcy (zamiast tworzyć duplikat);
• weryfikować rachunek bankowy przed zapłatą (→ Biała Lista);
• walidować numer VAT UE dla transakcji wewnątrzwspólnotowych (VIES).

Model danych

Każdy kontrahent ma następujące pola widoczne w formularzu:

Pole taxId w bazie to NIP dla kontrahentów polskich; dla unijnych może zawierać numer VAT UE (np. DE123456789) — wtedy walidujemy go przez VIES.

Automatyczne uzupełnianie z Białej Listy

Wpisując NIP w formularzu Dodaj kontrahenta i klikając ikonę ✨ (Sparkles) Numify odpytuje publiczne API Ministerstwa Finansów i uzupełnia:

• nazwę firmy,
• adres siedziby (ulica, kod, miasto),
• numer KRS (jeśli nadany),
• status VAT (czynny / zwolniony / niezarejestrowany),
• zarejestrowane rachunki bankowe.

Podstawą prawną wykazu jest Ustawa o VAT, art. 96b — Szef Krajowej Administracji Skarbowej prowadzi elektroniczny wykaz podatników VAT, który każdy przedsiębiorca może sprawdzić na wybrany dzień z okresu ostatnich 5 lat.

krs-lookup.ts

Fallbacki

1. Biała Lista niedostępna (np. awaria API MF) — pole pozostaje puste, pokazujemy toast z informacją. Nie blokujemy tworzenia kontrahenta.
2. NIP nieznany (firma w likwidacji, cudzoziemiec bez PL-NIP) — formularz pozwala wypełnić dane ręcznie.
3. Kontrahent zagraniczny (UE) — zamiast NIP podaje się pełny numer VAT UE; weryfikujemy go przez VIES (vies-validation.ts).

Weryfikacja rachunku bankowego

Numify przechowuje IBAN kontrahenta, ale nie sprawdza go automatycznie przy każdej płatności — to krok ręczny lub wykonywany w kontekście księgowania płatności. Zobacz Biała Lista dla pełnej procedury weryfikacji i konsekwencji zapłaty na rachunek niezarejestrowany.

white-list.ts

Kluczowe progi:

• ≥ 15 000 zł (brutto) w płatności do czynnego podatnika VAT — zapłata na rachunek spoza wykazu skutkuje ryzykiem NKUP oraz solidarną odpowiedzialnością za VAT (szczegóły → biala-lista).
• Faktury z załącznika nr 15 — dodatkowo obowiązkowy MPP (Ustawa o VAT, art. 106e ust. 1 pkt 18a).

Kontrahenci UE i weryfikacja VIES

Dla firm spoza Polski, ale z UE, używamy numeru VAT UE (np. DE123456789, FR12345678901). Walidacja następuje przez publiczny serwis VIES Komisji Europejskiej i daje potwierdzenie, że numer jest aktywny w danym dniu.

To istotne dla dokumentowania WDT / WNT — zobacz VAT-UE i WNT/WDT.

vies-validation.ts

Automatyczne tworzenie przy imporcie faktury

Gdy prześlesz fakturę przez Dokumenty, parser AI wyodrębnia NIP wystawcy i — jeśli nie ma jeszcze kontrahenta o tym NIP — tworzy go automatycznie z danych z faktury. Dane z Białej Listy są używane do uzupełnienia brakujących pól (adres, status VAT).

Dzięki temu rejestr rośnie z użytkiem, zamiast wymagać wypełniania z góry.

Dezaktywacja vs usunięcie

Kontrahent po utworzeniu nie może zostać usunięty, jeśli ma powiązane dokumenty lub transakcje — to wymóg UoR, art. 25 (ślad rewizyjny — żaden zapis księgowy nie może „stracić" kontekstu, w którym powstał).

Zamiast tego używa się flagi isActive. Nieaktywni kontrahenci:

• pozostają widoczni na historycznych dokumentach i fakturach,
• nie pojawiają się w domyślnych listach wyboru przy tworzeniu nowych transakcji,
• są wyszarzeni w widoku listy.

Ograniczenia

1. Brak automatycznej synchronizacji ze zmianami w Białej Liście — po utworzeniu kontrahenta dane nie są odświeżane cyklicznie. Jeśli kontrahent zmienił adres lub status VAT, trzeba odświeżyć dane ręcznie (wpisując NIP ponownie i klikając ✨).
2. Brak historii zmian na poziomie kontrahenta — jeśli zmienisz nazwę lub NIP, Numify nie wersjonuje tej zmiany. Dla audytu zmiany danych polegamy na globalnym auditLog repozytorium.
3. Brak pełnego importu masowego (CSV) w UI — jest na roadmapie; dziś masa kontrahentów tworzy się przez import faktur.
4. Walidacja NIP sprawdza tylko format (10 cyfr) — nie sumę kontrolną. Zamiast tego polegamy na Białej Liście jako źródle prawdy (nieistniejący NIP nie zwróci odpowiedzi).

Rekomendowany workflow

1. Nie wypełniaj rejestru z góry. Pozwól, by rósł w miarę przetwarzania dokumentów — to szybsze i obarczone mniejszym ryzykiem błędu.
2. Przy pierwszej fakturze od nowego dostawcy sprawdź, czy dane z Białej Listy są kompletne (IBAN, adres) — uzupełnij brakujące pola ręcznie.
3. Dla płatności ≥ 15 000 zł upewnij się, że IBAN w rejestrze kontrahentów zgadza się z wykazem — zobacz biała lista.
4. Dla kontrahentów UE wprowadź NIP z prefiksem kraju (DE…, FR…) i zweryfikuj przez VIES — wynik ma znaczenie dla WNT/WDT.

Powiązane

• dokumenty — parser tworzy/łączy kontrahentów automatycznie.
• faktury — nabywca wystawianej faktury pobierany jest z rejestru.
• transakcje — każda transakcja jest powiązana z kontrahentem.
• ustawa o VAT — Biała Lista.
• ustawa o VAT — VAT-UE.