Pierwszy dokument

Pierwszy dokument to sprawdzian, że onboarding przeszedł pomyślnie. Wgrywasz jedną fakturę zakupu i obserwujesz, jak Numify prowadzi ją od pliku PDF do zapisu w dzienniku — przez pięć kroków, z weryfikacją na każdym etapie.

Tutaj tylko chodzimy przez flow na wysokim poziomie. Po każdym kroku jest link do strony, która opisuje go w pełni — nie będziemy duplikować tych treści.

Zanim zaczniesz

Sprawdź, że masz:

• Założoną spółkę (zakładanie firmy) → plan kont zasiany automatycznie.
• Bilans otwarcia (bilans otwarcia) → przynajmniej konto 130 ma saldo, z którego można zapłacić fakturę, i konto 800 balansuje.
• Status VAT skonfigurowany w /settings.
• Plik PDF faktury zakupu (dostawca, data, kwoty, stawka VAT).

Krok 1 — Wgranie dokumentu

Na /documents przeciągasz plik PDF (lub PNG/JPG/HEIC) do obszaru upload. Numify:

1. Zapisuje oryginał w Cloudflare R2 — bez modyfikacji.
2. Tworzy zadanie w kolejce BullMQ do asynchronicznego parsowania.
3. Pokazuje wiersz w tabeli ze statusem „Przetwarzanie…".

Pełny opis obsługiwanych formatów i pipeline'u parsowania → Dokumenty.

Krok 2 — Ekstrakcja AI

Po 10–30 sekundach status zmienia się na „Do weryfikacji". Klikając w wiersz, otwierasz podgląd z dwoma panelami:

• Lewy — oryginał faktury (PDF).
• Prawy — dane wyodrębnione przez model AI:
  • Nazwa i NIP dostawcy.
  • Numer faktury.
  • Data wystawienia i data sprzedaży.
  • Kwota netto, VAT, brutto per stawka.
  • Sugerowana kategoria kosztowa.

Dane spełniają schemat Zod — jeśli model nie wyekstrahuje pola wymaganego (np. NIP), Numify pokaże puste pole do ręcznego uzupełnienia.

Krok 3 — Weryfikacja

Ty decydujesz, czy dane są poprawne. To jest zasada HITL (Human in the Loop) w Numify — model AI nigdy nie księguje bez potwierdzenia przez człowieka.

Typowe rzeczy do sprawdzenia:

• NIP dostawcy — czy zgadza się z nagłówkiem faktury. Jeśli dostawca nie istnieje jeszcze w kontrahentach, Numify zaproponuje utworzenie nowego rekordu (z automatycznym pobraniem z src/lib/services/krs-lookup.ts / GUS).
• Kwoty — czy netto + VAT = brutto z dokładnością co do grosza. Błędy rachunkowe w fakturze źródłowej to problem dostawcy (UoR, art. 22 ust. 2 — korekta przez wysłanie sprostowania), ale zauważyć je należy teraz.
• Stawka VAT — 23%, 8%, 5%, 0%, „zw." — model czasami myli, zwłaszcza na fakturach zagranicznych (VIES).
• Kategoria — czy sugerowana kategoria (np. „usługi obce") pasuje do treści faktury. Kategoria wyznacza konta debet/credit/VAT przez mapowania z planu kont.

Krok 4 — Powstaje transakcja

Kliknięcie Zatwierdź dane tworzy transakcję (type: expense) w tabeli transactions ze statusem niezweryfikowana. Transakcja to zamiar księgowania — nie wygenerowała jeszcze zapisu w dzienniku.

Na ekranie transakcje widzisz ten wiersz i możesz:

• Zmienić kategorię / konto przed zaksięgowaniem.
• Dodać opis / notatkę.
• Przypisać projekt (jeśli projekt istnieje).
• Oznaczyć jako B+R (badania i rozwój) — wpływa na ulgi podatkowe.

Krok 5 — Zapis w dzienniku

Klikasz Zweryfikuj transakcję. Numify:

1. Sprawdza, że okres obrachunkowy jest otwarty (przez src/lib/services/fiscal-periods.ts).
2. Wywołuje auto-dekretowanie — dobiera konta debet/credit/VAT z mapowań kategorii.
3. Tworzy zapis w journal_entries (źródło: transaction) i wiersze w journal_lines — co najmniej dwa (debet + kredyt), zgodnie z zasadą podwójnego zapisu (UoR, art. 14 ust. 1).
4. Waliduje, że debet = kredyt (co do grosza).
5. Ustawia zapisowi isPosted: true, nadaje kolejny numer w dzienniku.

Dla typowej faktury zakupu usługi (kategoria „usługi obce", 23% VAT) zapis wygląda tak:

Zapis pojawia się w dzienniku (/journal) z kolejnym numerem i jest nieusuwalny (UoR, art. 25 ust. 1). Ewentualną korektę wprowadza się zapisem storno.

Co dzieje się po zaksięgowaniu

Po pierwszym zapisie można zaobserwować:

• Pulpit (/dashboard) — karta „Koszty" zwiększa się o kwotę brutto zatwierdzonej transakcji (zobacz pulpit).
• Dziennik — zapis z kolejnym numerem, statusem „Zaksięgowany" i źródłem „transaction".
• Księga główna (/general-ledger) — salda kont 402, 221 i 202 zaktualizowane.
• Rejestr VAT zakupu — dodany wiersz z kwotą netto i VAT do odliczenia.
• Trial balance (UoR, art. 18 ust. 1) — zaktualizowane saldo; zapis można zwierzyć z dziennikiem.

Kiedy coś pójdzie nie tak

Dalej

Jeśli pierwszy dokument zaksięgował się poprawnie — onboarding jest zakończony. Do pracy bieżącej zajrzyj do Korzystania z Numify, a do planowania terminów (VAT, CIT, sprawozdanie) — do kalendarza terminów.