Art. 109 VAT — Ewidencja VAT i JPK_V7M

JPK_V7M to jednolity plik kontrolny łączący ewidencję VAT z deklaracją VAT. Od 1 października 2020 r. zastąpił dwa osobne obowiązki (JPK_VAT + VAT-7) i stał się jedynym dopuszczalnym sposobem rozliczenia VAT przez sp. z o.o. Ustawa o VAT, art. 109 reguluje obowiązek ewidencji i jej elektronicznego przekazywania.

Zakres ewidencji — ust. 3

Podatnicy, z wyjątkiem [zwolnionych na podstawie art. 43 ust. 1, art. 82 ust. 3, art. 113 ust. 1 i 9, art. 113a ust. 1], są obowiązani prowadzić ewidencję zawierającą dane pozwalające na prawidłowe rozliczenie podatku i sporządzenie informacji podsumowującej, w szczególności dane dotyczące:

1. rodzaju sprzedaży i podstawy opodatkowania, wysokości kwoty podatku należnego, w tym korekty podatku należnego, z podziałem na stawki podatku;
2. kwoty podatku naliczonego obniżającego kwotę podatku należnego, w tym korekty podatku naliczonego;
3. kontrahentów;
4. dowodów sprzedaży i zakupów.

Cztery kategorie danych:

Kody GTU — rozporządzenie MF (JPK_V7M)

Obok danych z ust. 3, rozporządzenie MFIR wymaga oznaczenia faktur sprzedaży kodami GTU dla 13 grup towarów i usług szczególnie podatnych na oszustwa VAT:

Kody ustala się na poziomie pozycji faktury — jedna faktura może mieć wiele kodów. Brak lub błędny kod GTU = typowy tytuł do wezwania z ust. 3f.

Procedury szczególne i znaczniki

Rozporządzenie wymaga oznaczenia znacznikami m.in.:

• SW — sprzedaż wysyłkowa z terytorium kraju,
• EE — świadczenie usług telekomunikacyjnych, nadawczych, elektronicznych,
• TP — transakcje z podmiotami powiązanymi,
• MPP — mechanizm podzielonej płatności (zobacz MPP),
• WEW — dowód wewnętrzny (brak faktury),
• RO — raport z kasy fiskalnej.

Kto jest zwolniony z prowadzenia ewidencji — ust. 3 (wyłączenia)

• podatnicy wykonujący wyłącznie czynności zwolnione na podstawie Ustawa o VAT, art. 43 ust. 1 (np. usługi medyczne, edukacyjne),
• podatnicy zwolnieni podmiotowo na podstawie art. 113 ust. 1 i 9 (limit 240 000 zł),
• zwolnieni na podstawie przepisów wydanych na podstawie art. 82 ust. 3 (organizacje międzynarodowe).

Dla typowej sp. z o.o. prowadzącej działalność opodatkowaną — obowiązek ewidencji VAT jest bezwyjątkowy. Podatnicy zwolnieni z ust. 1 (art. 113) prowadzą uproszczoną ewidencję sprzedaży (ust. 1).

Terminy przesyłania — ust. 3b i 3c

Rozliczenia miesięczne — ust. 3b

Ewidencja (JPK_V7M) łącznie z deklaracją za każdy miesiąc, do 25. dnia miesiąca następującego po miesiącu rozliczeniowym. Deklaracja i ewidencja są w jednym pliku JPK_V7M.

Rozliczenia kwartalne — ust. 3c (JPK_V7K)

Podatnicy z art. 99 ust. 2 i 3 (przychody ≤ 4 mln euro, bez wyłączeń z ust. 3a) składają deklarację kwartalnie, ale ewidencję miesięcznie:

Dla typowej sp. z o.o. miesięcznej wystarczy jeden plik JPK_V7M na miesiąc — kwartalny model jest opcjonalny i zwykle wybierany przez małych podatników.

Korekta ewidencji — ust. 3e

W terminie 14 dni od dnia stwierdzenia przez podatnika, że przesłana ewidencja zawiera błędy [...] lub zmiany danych zawartych w przesłanej ewidencji — podatnik jest obowiązany przesłać korektę ewidencji.

14 dni liczy się od stwierdzenia błędu przez podatnika — nie od otrzymania wezwania z urzędu.

Typowe przyczyny korekty:

• faktura korygująca zmniejszająca lub zwiększająca,
• faktura pierwotnie ujęta w błędnym miesiącu,
• zmiana NIP kontrahenta po wysłaniu,
• poprawka kodu GTU.

Korektę przesyła się w tym samym formacie (JPK_V7M lub JPK_V7K) z polem cel zlozenia ustawionym na 2 (korekta).

Wezwanie od naczelnika US — ust. 3f i 3h

Wezwanie — ust. 3f

Jeżeli naczelnik US stwierdzi w przesłanej ewidencji błędy uniemożliwiające weryfikację prawidłowości transakcji — wzywa podatnika do skorygowania, wskazując konkretne błędy.

Termin odpowiedzi — ust. 3g

14 dni od doręczenia wezwania — albo:

1. skorygowana ewidencja (JPK_V7M z celem 2),
2. wyjaśnienia wskazujące, że ewidencja nie zawiera błędów.

Kara 500 zł za błąd — ust. 3h

Jeżeli podatnik, wbrew obowiązkowi określonemu w ust. 3g:

1. nie prześle ewidencji skorygowanej [...] ani nie złoży wyjaśnień, albo zrobi to po terminie,
2. w złożonych wyjaśnieniach nie wykaże, że ewidencja nie zawiera błędów — naczelnik urzędu skarbowego może nałożyć, w drodze decyzji, na tego podatnika karę pieniężną w wysokości 500 zł za każdy błąd.

500 zł za każdy błąd — kumuluje się. Przy 20 błędach w jednym JPK_V7M kara może wynieść 10 000 zł. Kara uiszczana bez wezwania w 14 dni od doręczenia decyzji (ust. 3k).

Wyjątek — osoby fizyczne na ryzyku karno-skarbowym — ust. 3i

Kary 500 zł nie stosuje się do osoby fizycznej, która za ten sam czyn ponosi odpowiedzialność karno-skarbową. Dla sp. z o.o. — ten wyjątek nie ma zastosowania, sp. z o.o. zawsze odpowiada administracyjnie.

Postać elektroniczna — ust. 8a

Ewidencja, o której mowa w ust. 3, prowadzona jest w postaci elektronicznej przy użyciu programów komputerowych.

Papierowa ewidencja VAT jest niedopuszczalna od 2018 r. Plik JPK_V7M musi być przesłany przez MF Gateway (bramkę Ministerstwa Finansów) z UPO (Urzędowym Poświadczeniem Odbioru) — zachowywanym przez 5 lat.

Realizacja w Numify

Uczciwe framing — wysyłka JPK

Numify generuje plik JPK_V7M w formacie akceptowanym przez bramkę MF. Wysyłka do bramki MF wymaga albo podpisu kwalifikowanego, albo dedykowanego klienta do podpisu. Rekomendowany workflow:

1. Numify → eksport JPK_V7M (plik XML).
2. Zewnętrzny klient MF (np. „Klient JPK_WEB") lub biuro rachunkowe — podpis + wysyłka.
3. UPO zapisywane z powrotem w Numify jako dowód wywiązania.

Pełna integracja z bramką MF (automatyczny podpis i wysyłka) jest zaplanowana; obecnie workflow jest częściowo ręczny w ostatnim kroku.

Częste błędy

• Pominięcie kodu GTU dla sprzedaży np. sprzętu elektronicznego (GTU_06) — typowy tytuł wezwania 3f i kary 500 zł.
• Brak znacznika TP dla transakcji z podmiotami powiązanymi — nawet jeśli transakcja jest po cenach rynkowych, obowiązek znacznika pozostaje.
• Ujęcie faktury w JPK bez faktycznej dostawy — faktura pusta; sankcje z art. 108 VAT + NKUP.
• Korekta po 14 dniach od wykrycia — naruszenie ust. 3e, może być podstawą do wezwania.
• Brak odpowiedzi na wezwanie 3f w 14 dni — automatycznie kara 500 zł za każdy błąd.
• Wysyłka JPK_V7M z celem 1 (pierwsza deklaracja) zamiast celem 2 (korekta) — powoduje zduplikowanie ewidencji w systemie MF, a nie zastąpienie.
• Korekta deklaracji VAT bez korekty ewidencji JPK — obie muszą być w parze.

Checklist — wysyłka miesięcznego JPK_V7M

• Wszystkie faktury sprzedaży miesiąca zarejestrowane.
• Wszystkie faktury zakupu z otrzymaniem w miesiącu zarejestrowane.
• Kody GTU przypisane do pozycji objętych obowiązkiem.
• Znaczniki (TP, MPP, EE, SW, WEW, RO) sprawdzone.
• NIP kontrahenta weryfikowany wobec białej listy MF — biała lista.
• VAT należny per stawka policzony i uzgodniony z sumą faktur.
• VAT naliczony z nabyć krajowych, WNT, odwrotnego obciążenia policzony.
• Plik JPK_V7M wygenerowany i zwalidowany schematem XSD.
• Plik podpisany kwalifikowanym podpisem elektronicznym / profilem zaufanym / podpisem osobistym.
• Plik wysłany do bramki MF do 25. dnia miesiąca następnego.
• UPO zapisane w archiwum elektronicznym (min. 5 lat).