KSeF — wystawianie faktur

Wystawienie faktury przez KSeF polega na przesłaniu XML FA(3) do centralnego systemu MF, który w odpowiedzi nadaje unikalny identyfikator (NrKSeF). Dopiero faktura z NrKSeF jest prawnie skuteczna w obrocie B2B (Ustawa o KSeF, Ustawa o VAT, art. 106ga).

Dwa tryby wystawiania

Online (real-time) — tryb domyślny

Faktura przesyłana jest do KSeF w momencie wystawienia. System MF odpowiada w ciągu kilku sekund:

Wystawca → [XML FA(3)] → KSeF API → [NrKSeF + Data przyjęcia]

Zgodnie z Ustawa o VAT, art. 106na: data wystawienia faktury = data jej przesłania do KSeF, a data otrzymania przez nabywcę = data nadania NrKSeF. Dopóki KSeF nie odpowie pozytywnie, faktura nie jest jeszcze doręczona odbiorcy (choć prawnie wystawiona).

Offline24 — tryb awaryjny

Jeśli KSeF jest niedostępny (awaria systemu, problem z połączeniem internetowym), faktura może być wystawiona lokalnie z następującymi obowiązkami:

• Faktura musi być oznaczona znacznikiem OFF w JPK_V7M.
• Musi być przesłana do KSeF w ciągu 1 dnia roboczego od wystawienia (Ustawa o VAT, art. 106nf).
• Data wystawienia = data lokalna, nie data wysłania do KSeF.

Szczegóły: Tryb Offline24.

Typy faktur wystawianych przez KSeF

Wyjątki od obowiązku KSeF

Zwolnienia z obowiązku wystawiania przez KSeF:

B2C — faktury dla osób fizycznych

Faktury dla konsumentów (osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej) mogą być wystawiane poza KSeF — w dowolnej formie (PDF, papier, e-mail).

Kryterium: brak NIP nabywcy (PESEL lub brak numeru identyfikacji).

Transgraniczne

Faktury wystawiane kontrahentom zagranicznym bez polskiej rejestracji VAT są zwolnione. Przykład: usługa dla klienta z Niemiec — faktura wystawiana poza KSeF, z zastosowaniem reverse charge (Ustawa o VAT, art. 28b).

Specyficzne usługi

Zwolnione z KSeF są m.in.:

• Bilety jednorazowe komunikacji pasażerskiej (pociąg, autobus, samolot).
• Opłaty autostradowe.
• Niektóre usługi bankowe i ubezpieczeniowe (gdy wystawiają je banki i TU — zob. Ustawa o KSeF).

Faktury niskowartościowe (do 30 września 2026 r.)

Tymczasowo, przez pierwsze 6 miesięcy od wprowadzenia obowiązku dla „pozostałych podatników":

• Pojedynczo do 450,00 zł brutto.
• Łącznie miesięcznie do 10 000,00 zł.

Po 1 października 2026 r. — bez wyjątków na podstawie kwoty.

Flow wystawiania w Numify

Proces od kliknięcia „Wystaw fakturę" do otrzymania NrKSeF:

1. Użytkownik uzupełnia dane w formularzu faktury (nabywca, pozycje, termin płatności).
2. Numify waliduje dane (NIP przez GUS / VIES, biała lista dla kwot

   15 000,00 zł).

3. Generator FA(3) tworzy XML: ksef-fa3-generator.ts.
4. Numify wysyła XML do KSeF API przez zabezpieczoną sesję: ksef-service.ts.
5. KSeF odpowiada NrKSeF + data przyjęcia.
6. Numify:
   • Zapisuje NrKSeF na fakturze.
   • Tworzy wpis w dzienniku (DR kontrahent / CR 702 + VAT).
   • Tworzy wpis w rejestrze VAT sprzedaży.
   • Generuje PDF faktury z QR kodem KSeF (zob. Kody QR).

W przypadku błędu KSeF (np. awaria API, niezgodny XSD) — Numify automatycznie przełącza się w tryb Offline24, zapisuje fakturę z flagą OFF i kolejkuje ponowną próbę przesłania do czasu odzyskania łączności.

Numer faktury a NrKSeF

Numer faktury (np. FV/2026/04/001) nadaje wystawca — jest to numer z własnej sekwencji spółki, widoczny na PDF-ie i w księgach.

NrKSeF (np. 1234567890-20260416-ABCDEF12-34) nadaje KSeF — jest to globalny identyfikator w systemie MF.

Obie informacje są drukowane na PDF-ie faktury i zapisywane w JPK_V7M.

Korekty faktur KSeF

Faktura korygująca musi odnosić się do pierwotnej faktury przez NrKSeF. Format:

<Fa>
  <RodzajFaktury>KOR</RodzajFaktury>
  <DaneFakturyKorygowanej>
    <NrKSeFFakturyKorygowanej>1234567890-20260401-ABCDEF12-34</NrKSeFFakturyKorygowanej>
    <DataFakturyKorygowanej>2026-04-01</DataFakturyKorygowanej>
    <NumerFakturyKorygowanej>FV/2026/04/001</NumerFakturyKorygowanej>
  </DaneFakturyKorygowanej>
  <!-- Nowe, skorygowane pozycje -->
</Fa>

Korekta musi być w KSeF nawet jeśli pierwotna faktura była zwolniona (np. jako niskowartościowa) — korekta zawsze przechodzi przez KSeF.