KSeF — harmonogram wdrożenia

Wdrożenie obowiązkowego KSeF zostało podzielone na trzy grupy podatników z różnymi datami startowymi oraz serię okresów przejściowych. Ta strona pokazuje, kto i kiedy musi wystawiać faktury przez KSeF, wraz z pełną osią czasu do stycznia 2027 r.

Trzy grupy podatników

Grupa 1 — duzi podatnicy (od 1 lutego 2026 r.)

Obejmuje podatników, których sprzedaż wraz z kwotą VAT przekroczyła w 2024 r. 200 mln zł. W praktyce: największe spółki akcyjne, grupy kapitałowe, duzi producenci i handlowcy. Większości sp. z o.o. nie dotyczy — próg jest bardzo wysoki.

Kontrola progu — na podstawie deklaracji VAT-7 / JPK_V7M za rok 2024.

Grupa 2 — pozostali podatnicy VAT (od 1 kwietnia 2026 r.)

Główna grupa — obejmuje praktycznie wszystkie sp. z o.o., które są czynnymi podatnikami VAT. Nie ma progu kwotowego — wystarczy bycie zarejestrowanym jako podatnik VAT czynny.

Dotyczy również:

• Podatników zwolnionych podmiotowo z VAT, jeśli wystawiają fakturę (opcjonalnie, ale kiedy wystawiają — musi być przez KSeF).
• Spółek nowo zarejestrowanych po 1 kwietnia 2026 r. — od pierwszej faktury.

Grupa 3 — mikroprzedsiębiorcy (od 1 stycznia 2027 r.)

Obejmuje podatników, których sprzedaż miesięczna nie przekracza 10 000 zł. Formalnie to nie sp. z o.o. w większości przypadków (spółka ma zazwyczaj większe obroty), ale próg pozostaje dostępny dla minimalnie działających podmiotów.

Od 1 stycznia 2027 r. — zero wyjątków na podstawie wielkości.

Okresy przejściowe

Grace period — brak kar do 31 grudnia 2026 r.

Do końca 2026 r. MF nie nakłada kar finansowych za błędy formalne:

• Faktura wystawiona poza KSeF mimo obowiązku.
• Faktura wystawiona z opóźnieniem.
• Fałszywy znacznik OFF / BFK.
• Niespójny numer KSeF na fakturze papierowej / PDF.

Grace period nie zwalnia z obowiązku — wystawienie faktury poza KSeF jest nielegalne, tylko nie pociąga sankcji. MF rekomenduje traktowanie tego okresu jako fazy testowej.

Ulga niskowartościowa — do 30 września 2026 r.

Przez pierwsze 6 miesięcy po wejściu obowiązku dla „pozostałych podatników" (kwiecień – wrzesień 2026) można wystawiać poza KSeF faktury:

• Jednostkowo do 450,00 zł brutto.
• Łącznie miesięcznie do 10 000,00 zł.

Ulga jest opcjonalna — można dobrowolnie wystawiać każdą fakturę przez KSeF od pierwszego dnia. Od 1 października 2026 r. ulga wygasa — wszystkie faktury, nawet za 1 zł, muszą być w KSeF.

Wygaśnięcie Profilu Zaufanego — 31 marca 2026 r.

Metoda logowania przez Profil Zaufany była dostępna tylko do 31 marca 2026 r. Od 1 kwietnia 2026 r. pozostają:

• Kwalifikowany podpis elektroniczny.
• Kwalifikowana pieczęć elektroniczna.
• Certyfikat KSeF wydawany przez MF.

Szczegóły: KSeF — uwierzytelnianie.

Pełna oś czasu

2025-06-01  ┃  Publikacja finalnej wersji API KSeF 2.0 przez MF
2025-10-01  ┃  Udostępnienie środowiska testowego ksef-test.mf.gov.pl
2026-01-01  ┃  E-księgi rachunkowe dla podatników CIT z JPK_V7M
2026-02-01  ┃  ★ KSeF mandatory (duzi podatnicy, > 200 mln zł w 2024)
2026-02-01  ┃  JPK_V7M(3) z polem NrKSeF oraz znacznikami OFF/BFK/DI
2026-03-31  ┃  Ostatni dzień logowania do KSeF przez Profil Zaufany
2026-04-01  ┃  ★ KSeF mandatory (WSZYSCY podatnicy VAT)
2026-09-30  ┃  Koniec ulgi niskowartościowej (450 zł / 10 000 zł)
2026-10-01  ┃  Każda faktura B2B bez wyjątków musi być w KSeF
2026-12-31  ┃  Koniec grace period — od 2027 r. kary finansowe
2027-01-01  ┃  ★ KSeF mandatory (mikroprzedsiębiorcy) · start kar
2027-03-31  ┃  Pierwsza deklaracja JPK_KR_PD (za rok 2026, JPK_V7M)

Jak sprawdzić, do której grupy należę

1. Sprawdź status VAT. Podatnik VAT czynny → grupa 2 (najpóźniej od 1 kwietnia 2026 r.).
2. Sprawdź próg 200 mln zł. Suma sprzedaży z VAT w JPK_V7M za 12 miesięcy 2024 r. > 200 mln zł → grupa 1 (od 1 lutego 2026 r.).
3. Sprawdź mikropróg. Sprzedaż miesięczna < 10 000 zł przez cały okres 2024 / 2025 → grupa 3 (od 1 stycznia 2027 r.).

Dla większości sp. z o.o. odpowiedź to grupa 2 — od 1 kwietnia 2026 r.

Co musi być gotowe przed datą wdrożenia

Checklist dla grupy 2 (sp. z o.o. „typowe") przed 1 kwietnia 2026 r.:

• Założone konto w KSeF (ksef.mf.gov.pl lub przez system księgowy).
• Wydany certyfikat KSeF lub kwalifikowany podpis / pieczęć dla osoby uprawnionej (zarząd, prokurent, pracownik z pełnomocnictwem).
• System księgowy wspiera wystawianie faktur w formacie FA(3) i przesyłanie do KSeF.
• Szablon PDF faktury zawiera miejsce na QR kod KSeF.
• Wewnętrzne procedury — kto wystawia, kto akceptuje, co robić przy awarii KSeF (tryb Offline24).
• Pracownicy przeszkoleni z nowego flow.

W Numify większość tych elementów jest gotowa out-of-the-box: ksef-service.ts, ksef-fa3-generator.ts, ksef-qr.ts. Brakuje tylko konfiguracji po stronie spółki (kredencjali KSeF).