Złożenie sprawozdania do KRS — art. 69 UoR

Złożenie SF w Krajowym Rejestrze Sądowym to ostatni, ale krytyczny krok cyklu rocznego sprawozdawczego sp. z o.o. W przeciwieństwie do sporządzenia i zatwierdzenia, które są procedurami wewnętrznymi, złożenie w KRS jest czynnością publiczną — od momentu wpisu SF jest jawne i powszechnie dostępne.

Kaskada trzech terminów

Art. 52, 53 i 69 UoR tworzą sekwencję trzech terminów — dla roku obrotowego = rok kalendarzowy (dzień bilansowy 31 grudnia):

SF do KRS · do 15.

Terminy są graniczne. Jeśli ZW odbywa się np. 15 kwietnia, złożenie w KRS ma nastąpić do 30 kwietnia. Dopiero w najpóźniejszym realistycznym scenariuszu (ZW 30 czerwca) złożenie przypada na 15 lipca.

Co jeśli SF nie zostało zatwierdzone w terminie

UoR, art. 69 ust. 2 przewiduje dwa oddzielne obowiązki:

Jeżeli sprawozdanie finansowe nie zostało zatwierdzone w terminie określonym w art. 53 ust. 1, to należy je złożyć w rejestrze sądowym w ciągu 15 dni po tym terminie, a także 15 dni po jego zatwierdzeniu wraz z dokumentami, o których mowa w ust. 1.

Oznacza to dwa złożenia:

1. Pierwsze — do 15 lipca — SF niezatwierdzone. Zawiadamia KRS o samym fakcie sporządzenia.
2. Drugie — 15 dni od późniejszego zatwierdzenia — SF z uchwałą Zgromadzenia Wspólników i podziałem zysku / pokryciem straty.

Niedopełnienie pierwszego obowiązku (złożenia niezatwierdzonego SF w ciągu 15 dni od upływu 30 czerwca) jest samodzielną podstawą do wszczęcia postępowania przymuszającego przez KRS.

Co składa się do KRS wraz z SF

UoR, art. 69 ust. 1 wymienia zestaw dokumentów:

Dla typowej operacyjnej sp. z o.o. spełniającej progi jednostki małej zestaw obowiązkowy to:

1. SF (bilans + RZiS + informacja dodatkowa) — plik XML zgodny ze schematem JednostkaMala.
2. Odpis uchwały ZW o zatwierdzeniu SF (PDF).
3. Uchwała ZW o podziale zysku lub pokryciu straty (może być jedną uchwałą z powyższą lub oddzielną).

Forma elektroniczna — obowiązkowa od 2018 r.

UoR, art. 45 ust. 1g wymaga, aby SF jednostek wpisanych do rejestru przedsiębiorców KRS było sporządzone w strukturze logicznej i formacie udostępnianych przez Ministerstwo Finansów. Dla jednostek małych — plik XML zgodny ze schematem JednostkaMala publikowanym przez MF w BIP.

Numify generuje taki XML w e-sprawozdanie.ts — funkcja generateESprawozdanieXml zwraca gotowy do podpisania plik. Struktura wynikowa obejmuje sekcje Naglowek, Podmiot, Wprowadzenie, Bilans, RZiS, InformacjaDodatkowa oraz opcjonalnie Podpis.

Plik musi być podpisany przez:

• Osobę, której powierzono prowadzenie ksiąg (np. biuro rachunkowe) — kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem zaufanym (profil zaufany ePUAP) lub podpisem osobistym.
• Kierownika jednostki — w przypadku sp. z o.o. wszystkich członków zarządu (z możliwością uproszczenia z UoR, art. 52 ust. 2, ust. 2b — jedna osoba podpisuje, pozostali składają oświadczenia).

System eKRS — gdzie składać

Składanie SF odbywa się przez dedykowaną platformę Ministerstwa Sprawiedliwości — Repozytorium Dokumentów Finansowych (RDF) dostępne pod adresem https://ekrs.ms.gov.pl/. Złożenie wymaga:

1. Logowania osoby uprawnionej — członka zarządu z PESEL ujawnionym w KRS, z podpisem kwalifikowanym lub profilem zaufanym.
2. Wskazania spółki (KRS) i roku obrotowego.
3. Załączenia podpisanego pliku XML (SF) + PDF (uchwały).
4. Zatwierdzenia — system automatycznie wystawia potwierdzenie złożenia i rejestruje w aktach rejestrowych spółki.

Złożenie przez RDF jest bezpłatne (dla spółek wpisanych do KRS).

Numify — zakres wsparcia

Numify generuje plik XML gotowy do złożenia wraz z dokumentami towarzyszącymi:

• Generator XML w e-sprawozdanie.ts składa dane z trzech modułów (bilans, RZiS, informacja dodatkowa) w jedno sprawozdanie.
• Eksport PDF (podgląd) pochodzi z funkcji renderInformacjaDodatkowaHtml renderowanej przez silnik HTML-to-PDF.

Złożenie do eKRS pozostaje w odpowiedzialności użytkownika — Numify nie integruje się bezpośrednio z platformą RDF; użytkownik pobiera wygenerowany plik, podpisuje go lokalnie i wgrywa przez panel eKRS.

Sankcje za niezłożenie w terminie

Konsekwencje prawne niezłożenia SF:

Pragmatycznie: brak SF w RDF jest jedną z pierwszych rzeczy, które kontrahenci i banki sprawdzają w due diligence. Nawet gdy żadna sankcja formalna nie została wymierzona, niezłożone SF jest „czerwoną flagą" reputacyjną.

Cykl rocznego zamknięcia — harmonogram praktyczny

Moduł rocznego zamknięcia roku w Numify obsługuje year-end-close.ts — przygotowuje zestawienie sald kont zespołu 7 i 4 do przeksięgowania na konto 860 — Wynik finansowy, a następnie na 820 — Rozliczenie wyniku finansowego (oczekując uchwały ZW o podziale).

Typowe błędy

• Składanie SF bez uchwały — SF musi być składane łącznie z odpisem uchwały o zatwierdzeniu. RDF akceptuje SF bez uchwały, ale to nie zwalnia z obowiązku dostarczenia uchwały w ciągu 15 dni od zatwierdzenia.
• Nieprawidłowa struktura XML — plik niezgodny ze schematem MF jest odrzucany przez system. Numify waliduje strukturę w momencie generowania.
• Brak kwalifikowanego podpisu któregoś z członków zarządu — w zarządzie wieloosobowym wszyscy członkowie muszą podpisać SF (chyba że zastosowano uproszczenie z art. 52 ust. 2b — oświadczenia pozostałych).
• Mylenie terminu z „podatkowym" 30 czerwca — termin 30 czerwca to deadline na zatwierdzenie, nie na złożenie. Wiele osób błędnie składa SF w RDF 30 czerwca, choć termin ustawowy to do 15 lipca.

Historia zmian podstawy prawnej

1. 2026-04-16Phase 3b

   Pierwsza wersja — oparta na art. 69 UoR (Dz.U. 2023 poz. 120 t.j.) oraz implementacji e-sprawozdanie.ts i year-end-close.ts.