--- title: "Art. 73–74 UoR — Archiwizacja" description: "Oryginalna postać dowodów księgowych i dokumentów inwentaryzacyjnych (art. 73 ust. 1), przeniesienie treści na informatyczne nośniki danych (art. 73 ust. 2), okresy przechowywania — 5 lat dla ksiąg i dowodów (art. 74 ust. 2), 5 lat dla zatwierdzonego sprawozdania finansowego (art. 74 ust. 1). Obliczanie okresu od początku roku następującego. Realizacja w Numify." url: https://numifyai.com/docs/zgodnosc-z-prawem/ustawa-o-rachunkowosci/art-73-74-archiwizacja review_status: internal updated: 2026-04-17 --- **Archiwizacja dokumentów księgowych** jest obowiązkiem sp. z o.o. przez **co najmniej 5 lat** — definiuje **sposób** przechowywania (oryginał, nośniki elektroniczne), precyzuje **okresy** dla każdego typu dokumentu. Dodatkowo Ordynacja podatkowa (art. 86) może wydłużyć okres przechowywania dla dokumentów związanych z przedawnieniem podatku. ## Sposób przechowywania — art. 73 ust. 1 [#sposób-przechowywania--art-73-ust-1] > Dowody księgowe i dokumenty inwentaryzacyjne przechowuje się w > jednostce, z zastrzeżeniem ust. 4, w **oryginalnej postaci**, w > ustalonym porządku dostosowanym do sposobu prowadzenia ksiąg > rachunkowych, w podziale na okresy sprawozdawcze, w sposób > pozwalający na ich łatwe odszukanie. Cztery wymogi: 1. **Oryginalna postać** — dowód w takiej postaci, w jakiej został otrzymany lub sporządzony. Dla faktury papierowej: papier. Dla faktury elektronicznej: plik elektroniczny + metadane podpisu. 2. **W ustalonym porządku** — systematycznie, nie „na kupie". 3. **Podział na okresy sprawozdawcze** — typowo roczne zbiory. 4. **Łatwe odszukanie** — indeks, numeracja, opisowe nazwy plików. ### „W jednostce" vs outsourcing [#w-jednostce-vs-outsourcing] Ust. 4 dopuszcza przechowywanie **poza jednostką**: * U świadczącego usługi przechowywania dokumentów (np. archiwa komercyjne). * W biurze rachunkowym (wymóg informacyjny do US). Przechowywanie w **chmurze** (Cloudflare R2, AWS S3, Azure) mieści się w ust. 4 — jeśli usługodawca spełnia wymogi UoR i RODO, a spółka ma dostęp do odtworzenia dokumentów na żądanie. ## Przeniesienie na nośniki elektroniczne — art. 73 ust. 2 [#przeniesienie-na-nośniki-elektroniczne--art-73-ust-2] > Z wyłączeniem dokumentów dotyczących **przeniesienia praw majątkowych > do nieruchomości**, **powierzenia odpowiedzialności za składniki > aktywów**, **znaczących umów** i **innych ważnych dokumentów > określonych przez kierownika jednostki**, treść dowodów księgowych > może być przeniesiona na informatyczne nośniki danych pozwalające > zachować w trwałej i niezmienionej postaci zawartość dowodów. > Warunkiem stosowania tej metody przechowywania danych jest > **posiadanie urządzeń pozwalających na odtworzenie dowodów w > postaci wydruku**, o ile inne przepisy nie stanowią inaczej. > Wydruk jest dowodem równoważnym z dowodem księgowym, z którego > treść została przeniesiona na informatyczny nośnik danych. ### Trzy warunki digitalizacji [#trzy-warunki-digitalizacji] 1. **Trwałość i niezmienność** — nośnik musi chronić przed modyfikacją (R2 z polityką write-once, hash SHA-256 przy uploadzie). 2. **Odtwarzalność do wydruku** — system musi umożliwiać wygenerowanie czytelnego wydruku (PDF z iframe w Numify + eksport metadanych). 3. **Dokument nie na liście wyłączeń**. ### Dokumenty wyłączone z digitalizacji — muszą pozostać na papierze [#dokumenty-wyłączone-z-digitalizacji--muszą-pozostać-na-papierze] * **Akt notarialny** przeniesienia własności nieruchomości. * **Protokół powierzenia odpowiedzialności materialnej** (np. inwentaryzacja z podpisem odpowiedzialnego). * **Znaczące umowy** — zakres określa kierownik jednostki w polityce rachunkowości. * **Inne ważne dokumenty** — pozostawione uznaniu kierownika. Dla typowej sp. z o.o. prowadzącej działalność usługową lista wyłączeń jest krótka. Kluczowe są: * Umowa spółki (akt notarialny). * Akt nabycia nieruchomości (jeśli występuje). * Umowy handlowe dużej wagi (np. długoterminowy kontrakt strategiczny). Te dokumenty przechowuje się w oryginale (papier + skan jako kopia operacyjna, nie zastępująca oryginału). ## Sprawozdania finansowe i polityka — art. 73 ust. 3 [#sprawozdania-finansowe-i-polityka--art-73-ust-3] > **Po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego** za dany rok > obrotowy, dokumentację przyjętych zasad rachunkowości, księgi > rachunkowe oraz sprawozdania finansowe, w tym również sprawozdanie > z działalności jednostki, przechowuje się odpowiednio w sposób > określony w ust. 1. Kluczowy moment: **zatwierdzenie SF** przez zgromadzenie wspólników. Po nim dokumentacja wchodzi w reżim archiwalny. Wcześniej jest traktowana jako robocza (zmienialna). ## Okresy przechowywania — art. 74 [#okresy-przechowywania--art-74] ### Sprawozdanie finansowe — ust. 1 [#sprawozdanie-finansowe--ust-1] > Zatwierdzone roczne sprawozdania finansowe, odmowa podpisu, o > której mowa w art. 52 ust. 2, oraz oświadczenie lub odmowa > złożenia oświadczenia, o których mowa w art. 52 ust. 2b, jeżeli > zostały sporządzone, podlegają przechowywaniu przez okres **co > najmniej 5 lat**, licząc od początku roku następującego po roku > obrotowym, w którym zatwierdzono sprawozdanie finansowe. Dla sp. z o.o. z rokiem obrotowym = kalendarzowym: * SF za rok 2026, zatwierdzone czerwiec 2027 → przechowywane **do końca 2032 r.** * SF za rok 2026, zatwierdzone styczeń 2028 (spóźnienie) → przechowywane **do końca 2033 r.** Liczenie od **roku zatwierdzenia**, nie roku obrotowego — przesunięcie zatwierdzenia wydłuża okres. ### Pozostałe zbiory — ust. 2 [#pozostałe-zbiory--ust-2] | Pkt | Typ zbioru | Okres | | --- | ------------------------------------------------------------------------------------ | ---------------------------------------------------------------------------------------- | | 1 | Księgi rachunkowe | **5 lat** | | 2 | Karty wynagrodzeń | Nie krócej niż **5 lat**, nie krócej niż wymagają przepisy emerytalne / podatkowe | | 3 | Dowody sprzedaży detalicznej | Do zatwierdzenia SF, **nie krócej niż rozliczenie osób odpowiedzialnych** | | 4 | Dowody środków trwałych w budowie / pożyczek / kredytów / umów handlowych / roszczeń | **5 lat** od końca roku, w którym operacja została zakończona, spłacona lub przedawniona | | 5 | Dokumentacja polityki rachunkowości | **Nie krócej niż 5 lat** od upływu ważności | | 6 | Dokumenty rękojmi i reklamacji | **1 rok** po terminie rękojmi / rozliczeniu reklamacji | | 7 | Dokumenty inwentaryzacyjne | **5 lat** | | 8 | Pozostałe dowody księgowe i sprawozdania | **5 lat** | ### Obliczanie okresu — ust. 3 [#obliczanie-okresu--ust-3] > Okresy przechowywania ustalone w ust. 2 oblicza się od **początku > roku następującego po roku obrotowym**, którego dane zbiory > dotyczą. Przykład dla pkt 8 (5 lat, „pozostałe dowody"): * Faktura z **marca 2026 r.** (rok obrotowy 2026). * Licząc od **początku 2027 r.** (rok następujący po roku obrotowym). * Okres 5 lat → do **końca 2031 r.** **Uwaga**: to różni się od liczenia w Ordynacji podatkowej (OrdPod art. 86 + art. 70 — od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku). Dla bezpieczeństwa: przyjmuj dłuższy okres z obu systemów prawnych. ## Dłuższe okresy z OrdPod — art. 86 i 70 [#dłuższe-okresy-z-ordpod--art-86-i-70] Ordynacja podatkowa wydłuża okres dla dokumentów związanych z przedawnieniem zobowiązania podatkowego. Zobowiązanie podatkowe przedawnia się **z upływem 5 lat**, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku (). Przykład dla VAT i CIT: * **VAT za marzec 2026** — termin płatności 25 kwietnia 2026 r. * Przedawnienie: **5 lat od końca 2026 r.** → do końca 2031 r. * Dla CIT-8 za 2026 r.: termin płatności 31 marca 2027 r. → przedawnienie do końca **2032 r.** Dokumenty związane z tymi zobowiązaniami (faktury, JPK, dziennik) podlegają wydłużonemu przechowywaniu **do czasu przedawnienia**. **Zawieszenie biegu przedawnienia** (art. 70 § 6 OrdPod) — wydanie decyzji ostatecznej, wszczęcie postępowania karnego skarbowego, doręczenie zawiadomienia o zawieszeniu — może przedłużyć okres do kilkunastu lat. **Praktyczna reguła**: przechowuj dokumenty księgowe **przez 10 lat**, nawet jeśli UoR wymaga 5 — dla bezpieczeństwa wobec ewentualnych kontroli i postępowań. ## Realizacja w Numify [#realizacja-w-numify] ### Oryginał w R2 [#oryginał-w-r2] Każdy dokument wgrany do [korzystanie/dokumenty](/docs/korzystanie-z-numify/dokumenty) trafia do **Cloudflare R2** jako obiekt **niemutowalny**: * Hash SHA-256 zapisany w bazie przy uploadzie. * Polityka R2 blokująca nadpisanie (`if-none-match`). * Kopie zapasowe bazy i R2 w osobnym regionie (geo-redundancja). Wydruk / PDF jest zawsze dostępny przez przycisk „Open Original" w [korzystanie/document-detail](/docs/korzystanie-z-numify/document-detail) — spełnia warunek „urządzenia pozwalające na odtworzenie dowodów" (). ### Faktury KSeF [#faktury-ksef] Faktury pobrane z [KSeF](/docs/korzystanie-z-numify/ksef) są archiwizowane jako **XML FA(3)** — oryginalna postać w rozumieniu art. 73 ust. 1. System KSeF sam przechowuje faktury **przez 10 lat** od końca roku wystawienia, co jest niezależnym źródłem archiwizacji. ### Retencja soft-delete [#retencja-soft-delete] `src/lib/services/backup-retention.ts` zarządza polityką backupu i zapewnia: * **Soft delete** — usunięcie rekordu z UI nie usuwa obiektu R2 od razu. * **Retencja domyślna 10 lat** — dłuższa niż 5-letni wymóg UoR, spójna z możliwym wydłużeniem z OrdPod. * **Audit log** — każda operacja usunięcia zapisana z timestampem i user ID, by odtworzyć kto i kiedy usunął dokument. ### Nie usuwaj zaksięgowanych dokumentów [#nie-usuwaj-zaksięgowanych-dokumentów] **Najważniejsza praktyczna reguła**: dokument, który jest powiązany z zapisem w dzienniku, **nie powinien być usuwany przez 10 lat** od zakończenia roku obrotowego. Usunięcie naruszałoby: * pkt 2 (stwierdzenie źródła). * (zakaz usuwania zapisów — rozciąga się na dowody). * (oryginalna postać). Zobacz ostrzeżenie w [korzystanie/document-detail](/docs/korzystanie-z-numify/document-detail). ## Checklist — archiwizacja roczna [#checklist--archiwizacja-roczna] * [ ] Sprawozdanie finansowe zatwierdzone uchwałą zgromadzenia. * [ ] Księgi zamknięte (`lockPeriod` dla wszystkich miesięcy). * [ ] Eksport JPK\_KR\_PD wygenerowany i wysłany do US. * [ ] e-Sprawozdanie złożone do KRS (15 dni od zatwierdzenia). * [ ] Kopia zapasowa ksiąg + dowodów na nośnik poza R2 (dysk zewnętrzny / inna chmura) — **rekomendowane**, nie wymagane przez UoR. * [ ] W polityce rachunkowości zapisane: gdzie przechowujesz dokumenty, kto odpowiada za archiwum, jak długo. ## Co po 5/10 latach [#co-po-510-latach] Formalnie po upływie wymaganego okresu dokumenty można zniszczyć. W praktyce: * **Sp. z o.o. prowadząca działalność** — niszczenie jest ryzykowne (kontrola US, spór cywilny, roszczenia z umów); wielu księgowych rekomenduje zachowanie bezterminowe dla kluczowych dokumentów. * **Sp. z o.o. w likwidacji** — dokumenty przekazywane do archiwum po wykreśleniu z KRS (zobacz przepisy o archiwach państwowych). * **Zmiana biura rachunkowego** — dokumenty wracają do jednostki; zachowaj ślad wydania i odbioru.