--- title: "Art. 45 UoR — Sprawozdanie finansowe" description: "Zasady sporządzania sprawozdania finansowego — dzień bilansowy, trzy obligatoryjne elementy (bilans, RZiS, informacja dodatkowa), postać elektroniczna i struktura logiczna e-Sprawozdania dla KRS, kwalifikowany podpis elektroniczny, język polski i waluta polska. Realizacja w Numify." url: https://numifyai.com/docs/zgodnosc-z-prawem/ustawa-o-rachunkowosci/art-45-sprawozdanie-finansowe review_status: internal updated: 2026-04-17 --- **Sprawozdanie finansowe** (dalej: SF) to końcowy rezultat całego roku prowadzenia ksiąg rachunkowych. określa ogólne zasady jego sporządzania — kiedy, z czego się składa, w jakiej postaci i w jakim języku. Szczegółową strukturę bilansu i RZiS regulują i , a wzory pozycji — załączniki 1 (jednostki inne) i 5 (jednostki małe). ## Dzień bilansowy — ust. 1 [#dzień-bilansowy--ust-1] > Sprawozdanie finansowe sporządza się na dzień zamknięcia ksiąg > rachunkowych, o którym mowa w art. 12 ust. 2, oraz na inny dzień > bilansowy, stosując odpowiednio, z zastrzeżeniem ust. 1a–1ba, > zasady wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego, > określone w rozdziale 4. **Dzień bilansowy** to dzień, na który sporządza się SF. Dla typowej sp. z o.o. kontynuującej działalność jest to **dzień kończący rok obrotowy** (domyślnie 31 grudnia) — zobacz [Art. 12 ust. 2](/docs/zgodnosc-z-prawem/ustawa-o-rachunkowosci/art-12-otwarcie-zamkniecie-ksiag). Inne dni bilansowe — przy zakończeniu działalności, zmianie formy prawnej, podziale, postawieniu w stan likwidacji — dotyczą wyjątków. SF nie jest osobną ewidencją — jest **wycinkiem zamkniętych ksiąg** na dzień bilansowy, zaprezentowanym w ustawowym układzie. Dlatego warunkiem prawidłowego SF jest prawidłowe zamknięcie ksiąg i wycena zgodna z rozdziałem 4 UoR (m.in. — metody wyceny aktywów i pasywów, — kursy walut). ### MSR zamiast UoR — ust. 1a–1e [#msr-zamiast-uor--ust-1a1e] Emitenci na rynku regulowanym, spółki zależne w grupach kapitałowych stosujących MSR oraz podatnicy podatku wyrównawczego mogą sporządzać SF zgodnie z **Międzynarodowymi Standardami Rachunkowości**. Dla typowej sp. z o.o. spoza grupy kapitałowej i bez papierów wartościowych na rynku regulowanym — MSR nie mają zastosowania. Numify wspiera wyłącznie SF według **polskich zasad** (UoR + załączniki 1 i 5). ## Postać elektroniczna — ust. 1f i 1g [#postać-elektroniczna--ust-1f-i-1g] > 1f. Sprawozdanie finansowe sporządza się w postaci elektronicznej > oraz opatruje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem > zaufanym albo podpisem osobistym. > > 1g. Sprawozdania finansowe jednostek wpisanych do rejestru > przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego sporządza się w > strukturze logicznej oraz formacie udostępnianych w Biuletynie > Informacji Publicznej na stronie podmiotowej urzędu obsługującego > ministra właściwego do spraw finansów publicznych. ### Co to znaczy w praktyce dla sp. z o.o. [#co-to-znaczy-w-praktyce-dla-sp-z-oo] Sp. z o.o. jako jednostka wpisana do rejestru przedsiębiorców KRS **ma obowiązek** sporządzić SF jako plik **XML** o strukturze logicznej publikowanej przez Ministerstwo Finansów (e-Sprawozdanie Finansowe). Papierowa forma SF od 2018 r. **nie jest prawnie sporządzonym SF**. Aktualne schematy XSD: serwis BIP MF → Krajowe Standardy Rachunkowości → Struktury logiczne sprawozdań finansowych. Od 2022 r. dostępne są warianty dla jednostek innych, małych, mikro, OPP oraz zgodne z MSR. ### Podpis elektroniczny — ust. 1f [#podpis-elektroniczny--ust-1f] SF muszą podpisać **wszyscy członkowie zarządu** oraz osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg. Dopuszczalne rodzaje podpisu: | Rodzaj | Dostarczyciel | Typowy użytkownik | | ---------------------------------- | --------------------------------------- | --------------------------------- | | Kwalifikowany podpis elektroniczny | certyfikowane CA (np. Certum, EuroCert) | księgowy, członek zarządu z kartą | | Podpis zaufany | profil zaufany ePUAP | członek zarządu bez certyfikatu | | Podpis osobisty | e-dowód | członek zarządu mający e-dowód | Od 2022 r. — przepis dopuszcza podpisanie SF **przez jedną osobę** (kierownika jednostki) pod warunkiem złożenia przez pozostałych członków zarządu **oświadczeń** o zgodności SF z księgami, również w formie elektronicznej. ## Trzy obligatoryjne elementy — ust. 2 [#trzy-obligatoryjne-elementy--ust-2] > Sprawozdanie finansowe składa się z: > > 1. bilansu; > 2. rachunku zysków i strat; > 3. informacji dodatkowej, obejmującej wprowadzenie do sprawozdania > finansowego oraz dodatkowe informacje i objaśnienia. | Element | Regulacja | Realizacja w Numify | | ----------------------- | --------------------------------------------------------------------------- | -------------------------------------------------------------- | | Bilans | [Art. 46 UoR](/docs/zgodnosc-z-prawem/ustawa-o-rachunkowosci/art-46-bilans) | [reports → bilans](/docs/korzystanie-z-numify/balance-sheet) | | Rachunek zysków i strat | [Art. 47 UoR](/docs/zgodnosc-z-prawem/ustawa-o-rachunkowosci/art-47-rzis) | [reports → RZiS](/docs/korzystanie-z-numify/profit-loss) | | Informacja dodatkowa | Załączniki 1 / 5 — pozycje 1–…, noty 1–… | [exports → e-Sprawozdanie](/docs/korzystanie-z-numify/exports) | Brak któregokolwiek z trzech elementów oznacza, że SF **nie zostało sporządzone** w rozumieniu ustawy. Dotyczy to również jednostek małych i mikro korzystających z uproszczonych wzorów — pozycje są krótsze, ale trzy elementy muszą wystąpić. ### Kiedy dodatkowo zestawienie zmian w kapitale i rachunek przepływów — ust. 3 [#kiedy-dodatkowo-zestawienie-zmian-w-kapitale-i-rachunek-przepływów--ust-3] Jednostki **inne niż mikro i małe** (a także wybrane jednostki sektora finansów publicznych) dołączają: * zestawienie zmian w kapitale (funduszu) własnym, * rachunek przepływów pieniężnych. Progi wielkości jednostki — zobacz (jednostki małe) i (jednostki mikro). Sp. z o.o. przekraczająca progi jednostki małej (łączny bilans > 33 mln zł, przychody > 66 mln zł, zatrudnienie > 50 osób — dwa z trzech w dwóch kolejnych latach) wpada w obowiązek tych dwóch dodatkowych elementów. ## Sprawozdanie z działalności — ust. 4 [#sprawozdanie-z-działalności--ust-4] > Do rocznego sprawozdania finansowego dołącza się sprawozdanie z > działalności jednostki, jeżeli obowiązek jego sporządzania wynika > z ustawy lub odrębnych przepisów. Dla sp. z o.o. obowiązek wynika z oraz . Sprawozdanie z działalności zarządu jest **osobnym dokumentem** — nie jest częścią SF w rozumieniu ust. 2, ale **dołącza się** je razem ze zgłoszeniem SF do KRS. Numify nie generuje sprawozdania z działalności automatycznie — jest to dokument narracyjny opisujący rok z perspektywy zarządu. Rekomendowany workflow: przygotowanie poza Numify, podpisanie tymi samymi podpisami co SF, złożenie razem w KRS. ## Język polski i waluta polska — ust. 5 [#język-polski-i-waluta-polska--ust-5] > Sprawozdanie finansowe oraz sprawozdanie z działalności jednostki > sporządza się w języku polskim i w walucie polskiej. Dane liczbowe > można wykazywać w zaokrągleniu do tysięcy złotych, jeżeli nie > zniekształca to obrazu jednostki zawartego w sprawozdaniu > finansowym oraz w sprawozdaniu z działalności. * Walutą SF jest **zawsze PLN**, niezależnie od waluty faktur i transakcji w ciągu roku. Kwoty w walutach obcych są przeliczane na PLN według zasad — zobacz [kursy walut](/docs/zgodnosc-z-prawem/ustawa-o-rachunkowosci/art-30-kursy-walut). * Zaokrąglanie do tysięcy jest **fakultatywne** — wymaga deklaracji w informacji dodatkowej i konsekwentnego stosowania we wszystkich pozycjach. Numify domyślnie prezentuje SF w groszach / pełnych złotych; opcja zaokrąglenia do tysięcy jest w `accounting-policy` (zobacz [ustawienia](/docs/korzystanie-z-numify/settings)). ## Terminy — art. 52 i art. 53 [#terminy--art-52-i-art-53] Trzy twarde terminy przypinające się do dnia bilansowego: | Termin | Podstawa prawna | Dla dnia bilansowego 31 XII 2025 | | ---------------------------------------------- | ----------------------------------------------------------------------- | ----------------------------------------- | | Sporządzenie SF | — 3 miesiące | 31 III 2026 | | Zatwierdzenie SF przez zgromadzenie wspólników | — 6 miesięcy | 30 VI 2026 | | Ostateczne zamknięcie ksiąg | — 15 dni od zatwierdzenia | do 15 VII 2026 (jeśli zatwierdzono 30 VI) | Po sporządzeniu SF ale **przed** jego zatwierdzeniem obowiązkowo następuje **badanie** przez biegłego rewidenta (jeśli jednostka podlega obowiązkowi badania — ). ### Złożenie SF do KRS [#złożenie-sf-do-krs] W ciągu **15 dni od dnia zatwierdzenia** SF, zarząd sp. z o.o. składa komplet dokumentów do KRS przez system [eKRS](https://ekrs.ms.gov.pl): * SF w formacie XML (e-Sprawozdanie), * sprawozdanie z działalności (PDF lub XML), * uchwała o zatwierdzeniu SF, * uchwała o podziale zysku / pokryciu straty, * sprawozdanie biegłego rewidenta (jeśli dotyczy). Podstawa — . Dla SF roku 2025 (dzień bilansowy 31 XII 2025, zatwierdzenie do 30 VI 2026) ostatni dzień złożenia to **15 VII 2026**. ## Realizacja w Numify [#realizacja-w-numify] | Krok | Funkcja Numify | Efekt | | --------------------------- | -------------------------------------------------------------- | ------------------------------------------------------- | | Sporządzenie bilansu | [balance-sheet](/docs/korzystanie-z-numify/balance-sheet) | Bilans A/P wg załącznika 1 lub 5 | | Sporządzenie RZiS | [profit-loss](/docs/korzystanie-z-numify/profit-loss) | RZiS wariant porównawczy lub kalkulacyjny | | Noty i informacja dodatkowa | [exports → e-sprawozdanie](/docs/korzystanie-z-numify/exports) | Szkielet XML z agregatami kont | | Eksport XML e-Sprawozdanie | [exports](/docs/korzystanie-z-numify/exports) | Plik XML zgodny ze strukturą MF | | Zamknięcie roku | [fiscal-periods](/docs/korzystanie-z-numify/fiscal-periods) | `locked` dla wszystkich 12 miesięcy po zatwierdzeniu SF | ### Uczciwe framing — stan implementacji [#uczciwe-framing--stan-implementacji] Numify generuje **szkielet** e-Sprawozdania XML z agregatów kont (bilans, RZiS). Uzupełnienie **informacji dodatkowej** — wprowadzenie, noty 1–…, polityka rachunkowości w części opisowej — pozostaje **rekomendowanym workflow ręcznym**: wygenerowany XML otwiera się w zewnętrznym narzędziu (np. aplikacja e-Sprawozdania MF, `e-Sprawozdania` od KIR), uzupełnia pozycje opisowe, podpisuje elektronicznie i składa do KRS. Pełna automatyzacja informacji dodatkowej jest **zaplanowana** — wymaga mapowania kolejnych not na strukturę logiczną MF. ## Częste błędy [#częste-błędy] * **Pominięcie informacji dodatkowej** — SF to trzy elementy, nie dwa. Bilans + RZiS bez noty = SF nie zostało sporządzone. * **Podpis papierowy / skan podpisu** — SF wymaga kwalifikowanego podpisu elektronicznego, zaufanego lub osobistego. Skan odręcznego podpisu **nie jest** podpisem w rozumieniu ust. 1f. * **Brak podpisu jednego z członków zarządu** — wymaga oświadczenia pozostałych o zgodności SF z księgami (art. 52 ust. 2). * **Złożenie PDF zamiast XML do KRS** — PDF nie spełnia wymogu struktury logicznej z ust. 1g. * **Waluta inna niż PLN** — SF **zawsze** w PLN, nawet jeśli większość faktur była w EUR / USD. * **Zaokrąglenie do tysięcy bez deklaracji** — trzeba ujawnić w informacji dodatkowej i stosować konsekwentnie. * **Termin 3 miesięcy liczony od końca stycznia zamiast od dnia bilansowego** — dla 31 XII ostatni dzień sporządzenia to 31 III, nie 31 I + 3 miesiące. ## Checklist — sporządzenie rocznego SF [#checklist--sporządzenie-rocznego-sf] * [ ] Księgi zamknięte technicznie (`close` dla grudnia) — zobacz [art. 12](/docs/zgodnosc-z-prawem/ustawa-o-rachunkowosci/art-12-otwarcie-zamkniecie-ksiag). * [ ] Inwentaryzacja przeprowadzona i rozliczona (). * [ ] Wycena aktywów i pasywów na dzień bilansowy zgodna z rozdziałem 4. * [ ] Różnice kursowe naliczone (). * [ ] Amortyzacja grudniowa wygenerowana (zobacz [art. 31–33](/docs/zgodnosc-z-prawem/ustawa-o-rachunkowosci/art-31-33-srodki-trwale)). * [ ] Bilans wygenerowany wg załącznika 1 lub 5. * [ ] RZiS wygenerowany w wybranym wariancie. * [ ] Informacja dodatkowa — wprowadzenie + noty — uzupełniona. * [ ] XML e-Sprawozdania wygenerowany i zweryfikowany schematem XSD. * [ ] Podpisy elektroniczne wszystkich członków zarządu + księgowego. * [ ] SF sporządzone w terminie 3 miesięcy od dnia bilansowego. * [ ] SF zatwierdzone uchwałą zgromadzenia wspólników w terminie 6 miesięcy. * [ ] Komplet dokumentów złożony do KRS w terminie 15 dni od zatwierdzenia. * [ ] Księgi `locked` w Numify dla wszystkich 12 miesięcy — art. 12 ust. 4.