--- title: "Złożenie sprawozdania do KRS — art. 69 UoR" description: "Składanie sprawozdania finansowego sp. z o.o. w Krajowym Rejestrze Sądowym — kaskada terminów, system eKRS, format eSF (XML), dokumenty składane łącznie, konsekwencje niezłożenia." url: https://numifyai.com/docs/zgodnosc-z-prawem/sprawozdanie-finansowe/zlozenie-do-krs review_status: internal updated: 2026-04-16 --- Złożenie SF w Krajowym Rejestrze Sądowym to **ostatni, ale krytyczny** krok cyklu rocznego sprawozdawczego sp. z o.o. W przeciwieństwie do sporządzenia i zatwierdzenia, które są procedurami wewnętrznymi, złożenie w KRS jest czynnością publiczną — od momentu wpisu SF jest jawne i powszechnie dostępne. ## Kaskada trzech terminów [#kaskada-trzech-terminów] Art. 52, 53 i 69 UoR tworzą sekwencję trzech terminów — dla roku obrotowego = rok kalendarzowy (dzień bilansowy 31 grudnia): | Etap | Termin graniczny | Podstawa prawna | | ------------------------------------------- | --------------------------------- | --------------------------------------------- | | Sporządzenie SF przez kierownika jednostki | **31 marca** (3 mies. od 31.12) | | | Zatwierdzenie przez Zgromadzenie Wspólników | **30 czerwca** (6 mies. od 31.12) | | | Złożenie w KRS | **15 dni od zatwierdzenia** | | Terminy są **graniczne**. Jeśli ZW odbywa się np. 15 kwietnia, złożenie w KRS ma nastąpić do 30 kwietnia. Dopiero **w najpóźniejszym realistycznym scenariuszu** (ZW 30 czerwca) złożenie przypada na 15 lipca. ### Co jeśli SF nie zostało zatwierdzone w terminie [#co-jeśli-sf-nie-zostało-zatwierdzone-w-terminie] przewiduje **dwa oddzielne obowiązki**: > Jeżeli sprawozdanie finansowe nie zostało zatwierdzone w terminie > określonym w art. 53 ust. 1, to należy je złożyć w rejestrze > sądowym w ciągu 15 dni po tym terminie, a także 15 dni po jego > zatwierdzeniu wraz z dokumentami, o których mowa w ust. 1. Oznacza to **dwa złożenia**: 1. **Pierwsze — do 15 lipca** — SF niezatwierdzone. Zawiadamia KRS o samym fakcie sporządzenia. 2. **Drugie — 15 dni od późniejszego zatwierdzenia** — SF z uchwałą Zgromadzenia Wspólników i podziałem zysku / pokryciem straty. Niedopełnienie pierwszego obowiązku (złożenia niezatwierdzonego SF w ciągu 15 dni od upływu 30 czerwca) jest samodzielną podstawą do wszczęcia postępowania przymuszającego przez KRS. ## Co składa się do KRS wraz z SF [#co-składa-się-do-krs-wraz-z-sf] wymienia zestaw dokumentów: | Dokument | Uwagi | | ---------------------------------------------------------------- | -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | | Roczne sprawozdanie finansowe | Bilans + RZiS + informacja dodatkowa (+ zestawienie zmian w kapitale i rachunek przepływów dla > jednostki małej) | | Sprawozdanie z badania SF | Tylko jeżeli SF podlegało obowiązkowi badania przez biegłego rewidenta (art. 64 UoR) | | Odpis uchwały Zgromadzenia Wspólników | O zatwierdzeniu SF i podziale zysku / pokryciu straty | | Sprawozdanie z działalności jednostki | Dla jednostek wymienionych w — w praktyce większych spółek; sp. z o.o. mała zwykle **nie** sporządza | | Sprawozdanie z atestacji sprawozdawczości zrównoważonego rozwoju | Wyłącznie dla jednostek z — duże jednostki | Dla **typowej operacyjnej sp. z o.o. spełniającej progi jednostki małej** zestaw obowiązkowy to: 1. SF (bilans + RZiS + informacja dodatkowa) — plik XML zgodny ze schematem `JednostkaMala`. 2. Odpis uchwały ZW o zatwierdzeniu SF (PDF). 3. Uchwała ZW o podziale zysku lub pokryciu straty (może być jedną uchwałą z powyższą lub oddzielną). ## Forma elektroniczna — obowiązkowa od 2018 r. [#forma-elektroniczna--obowiązkowa-od-2018-r] wymaga, aby SF jednostek wpisanych do rejestru przedsiębiorców KRS było sporządzone **w strukturze logicznej i formacie udostępnianych przez Ministerstwo Finansów**. Dla jednostek małych — plik XML zgodny ze schematem `JednostkaMala` publikowanym przez MF w BIP. Numify generuje taki XML w e-sprawozdanie.ts — funkcja `generateESprawozdanieXml` zwraca gotowy do podpisania plik. Struktura wynikowa obejmuje sekcje `Naglowek`, `Podmiot`, `Wprowadzenie`, `Bilans`, `RZiS`, `InformacjaDodatkowa` oraz opcjonalnie `Podpis`. Plik musi być podpisany przez: * Osobę, której powierzono prowadzenie ksiąg (np. biuro rachunkowe) — **kwalifikowanym podpisem elektronicznym** lub **podpisem zaufanym** (profil zaufany ePUAP) lub **podpisem osobistym**. * Kierownika jednostki — w przypadku sp. z o.o. wszystkich członków zarządu (z możliwością uproszczenia z , ust. 2b — jedna osoba podpisuje, pozostali składają oświadczenia). ## System eKRS — gdzie składać [#system-ekrs--gdzie-składać] Składanie SF odbywa się przez dedykowaną platformę Ministerstwa Sprawiedliwości — **Repozytorium Dokumentów Finansowych (RDF)** dostępne pod adresem `https://ekrs.ms.gov.pl/`. Złożenie wymaga: 1. Logowania osoby uprawnionej — członka zarządu z PESEL ujawnionym w KRS, z podpisem kwalifikowanym lub profilem zaufanym. 2. Wskazania spółki (KRS) i roku obrotowego. 3. Załączenia podpisanego pliku XML (SF) + PDF (uchwały). 4. Zatwierdzenia — system automatycznie wystawia potwierdzenie złożenia i rejestruje w aktach rejestrowych spółki. Złożenie przez RDF jest **bezpłatne** (dla spółek wpisanych do KRS). ### Numify — zakres wsparcia [#numify--zakres-wsparcia] Numify generuje **plik XML gotowy do złożenia** wraz z dokumentami towarzyszącymi: * Generator XML w `e-sprawozdanie.ts` składa dane z trzech modułów (bilans, RZiS, informacja dodatkowa) w jedno sprawozdanie. * Eksport PDF (podgląd) pochodzi z funkcji `renderInformacjaDodatkowaHtml` renderowanej przez silnik HTML-to-PDF. **Złożenie do eKRS pozostaje w odpowiedzialności użytkownika** — Numify nie integruje się bezpośrednio z platformą RDF; użytkownik pobiera wygenerowany plik, podpisuje go lokalnie i wgrywa przez panel eKRS. ## Sankcje za niezłożenie w terminie [#sankcje-za-niezłożenie-w-terminie] Konsekwencje prawne niezłożenia SF: | Sankcja | Podstawa prawna | Skala | | ---------------------------------------------------------- | --------------------------------------------- | -------------------------------------------------------------------------------------------------------- | | Postępowanie przymuszające prowadzone przez sąd rejestrowy | Ustawa o KRS (art. 24) | Grzywna dla członków zarządu, ponawiana do skutku | | Odpowiedzialność karna — niezłożenie SF | | Grzywna lub kara ograniczenia wolności | | Wpis o zaleganiu z SF do KRS | Praktyka sądów rejestrowych | Widoczne w publicznym odpisie KRS — sygnał dla kontrahentów i banków | | Problemy z wypłatą dywidendy | | Dywidenda wypłacona bez zatwierdzenia SF (przez jednostki obowiązane do badania) — nieważna z mocy prawa | **Pragmatycznie:** brak SF w RDF jest jedną z pierwszych rzeczy, które kontrahenci i banki sprawdzają w due diligence. Nawet gdy żadna sankcja formalna nie została wymierzona, niezłożone SF jest „czerwoną flagą" reputacyjną. ## Cykl rocznego zamknięcia — harmonogram praktyczny [#cykl-rocznego-zamknięcia--harmonogram-praktyczny] | Miesiąc | Co robimy | | ----------------- | ------------------------------------------------------------------------------------- | | Styczeń–luty | Księgowanie operacji grudniowych, różnic kursowych, rezerw, amortyzacji grudnia | | Luty | Wycena na dzień bilansowy, inwentaryzacja, uzgodnienie sald z kontrahentami | | Marzec | Sporządzenie SF (termin 31 marca) — bilans, RZiS, informacja dodatkowa | | Marzec | Obliczenie CIT rocznego, złożenie CIT-8 (termin: 3 miesiące od końca roku = 31 marca) | | Kwiecień–czerwiec | Zwołanie Zgromadzenia Wspólników, zatwierdzenie SF i podziału zysku | | Do 15 lipca | Złożenie SF w RDF przez eKRS — 15 dni od zatwierdzenia | Moduł rocznego zamknięcia roku w Numify obsługuje year-end-close.ts — przygotowuje zestawienie sald kont zespołu 7 i 4 do przeksięgowania na konto , a następnie na (oczekując uchwały ZW o podziale). ## Typowe błędy [#typowe-błędy] * **Składanie SF bez uchwały** — SF musi być składane łącznie z odpisem uchwały o zatwierdzeniu. RDF akceptuje SF bez uchwały, ale to nie zwalnia z obowiązku dostarczenia uchwały w ciągu 15 dni od zatwierdzenia. * **Nieprawidłowa struktura XML** — plik niezgodny ze schematem MF jest odrzucany przez system. Numify waliduje strukturę w momencie generowania. * **Brak kwalifikowanego podpisu któregoś z członków zarządu** — w zarządzie wieloosobowym wszyscy członkowie muszą podpisać SF (chyba że zastosowano uproszczenie z art. 52 ust. 2b — oświadczenia pozostałych). * **Mylenie terminu z „podatkowym" 30 czerwca** — termin 30 czerwca to deadline na **zatwierdzenie**, nie na złożenie. Wiele osób błędnie składa SF w RDF 30 czerwca, choć termin ustawowy to do 15 lipca. Pierwsza wersja — oparta na art. 69 UoR (Dz.U. 2023 poz. 120 t.j.) oraz implementacji `e-sprawozdanie.ts` i `year-end-close.ts`.