--- title: "Przechowywanie dokumentów" description: "Obowiązkowe okresy przechowywania ksiąg rachunkowych, dokumentów źródłowych, dokumentów VAT, akt pracowniczych i sprawozdań finansowych zgodnie z ustawą o rachunkowości i ustawą o VAT." url: https://numifyai.com/docs/zgodnosc-z-prawem/przechowywanie-dokumentow review_status: internal updated: 2026-04-16 --- Obowiązek archiwizacji dokumentów księgowych nie kończy się wraz z końcem roku obrotowego. UoR i ustawa o VAT narzucają konkretne okresy przechowywania — różne dla różnych kategorii. Poniższe zestawienie pokazuje, co, jak długo i w jakiej formie musi być zachowane. ## Okresy przechowywania — szybka tabela [#okresy-przechowywania--szybka-tabela] | Kategoria | Okres | Podstawa prawna | | ------------------------------------------------- | ------------------------------------------------------------------ | ---------------------------------------------------------- | | Zatwierdzone roczne sprawozdania finansowe | **Trwałe** | ust. 1 | | Księgi rachunkowe (dziennik, księga główna, ZOiS) | **5 lat** | ust. 2 pkt 1 | | Karty wynagrodzeń / listy płac | **5 lat** (+ 50 lat ewidencja ZUS ZUA dla akt starszych niż 2019) | ust. 2 pkt 8 | | Dowody księgowe (faktury, wyciągi, noty) | **5 lat** | ust. 2 pkt 4 | | Dokumenty inwentaryzacyjne | **5 lat** | ust. 2 pkt 5 | | Pozostałe dowody i dokumenty | **5 lat** | ust. 2 pkt 8 | | Faktury i ewidencja VAT | **5 lat** od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku | | | Akta pracownicze (zatrudnieni od 2019 r.) | **10 lat** od końca roku ustania stosunku pracy | Kodeks pracy, art. 94⁵ | | Akta pracownicze (zatrudnieni przed 2019 r.) | **50 lat** | Kodeks pracy (przed nowelizacją) | | Dokumenty ZUS (deklaracje, raporty) | **5 lat** od dnia przekazania do ZUS | Ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych, art. 47 ust. 3c | ## Kiedy zaczyna biec termin [#kiedy-zaczyna-biec-termin] Bieg 5-letniego terminu dla ksiąg i dokumentów **liczy się od początku roku następującego po roku obrotowym**, którego dokumenty dotyczą ( ust. 3). **Przykład:** faktury zakupowe z 2025 r. przechowuje się do końca 2030 r. (początek biegu: 1 stycznia 2026 r., koniec: 31 grudnia 2030 r.). Dla faktur VAT i ewidencji VAT bieg liczony jest inaczej: **5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku** (). W praktyce dla większości spółek terminy się pokrywają, ale dla faktur wystawionych w grudniu różnica może sięgnąć jednego roku — ze względu na termin rozliczenia VAT (25. stycznia następnego roku). ## Wymagania formalne [#wymagania-formalne] Ustawa o rachunkowości nakłada konkretne wymagania na formę i sposób przechowywania ( — ): * **Dostępność** — dokumenty muszą być możliwe do odczytania przez cały okres przechowywania. Jeżeli jednostka zmienia system informatyczny, musi zapewnić odczyt starych plików. * **Czytelność** — dokumenty elektroniczne muszą być odporne na przypadkową modyfikację (brak edytowalności plików, hashowanie, podpis cyfrowy lub zapis w systemie księgowym z pełnym śladem rewizyjnym). * **Miejsce przechowywania** — w siedzibie jednostki lub u biura rachunkowego; przechowywanie poza UE wymaga zgłoszenia US. * **Porządek chronologiczny** — w układzie pozwalającym na łatwą identyfikację. ### Forma elektroniczna — Numify [#forma-elektroniczna--numify] Od 1 stycznia 2026 r. sp. z o.o. prowadzą księgi **wyłącznie w formie elektronicznej** — nie ma możliwości księgowania na papierze. Numify przechowuje: * **Pliki dokumentów źródłowych** (PDF faktury, skany paragonów) — w z retencją dożywotnią (nie ma auto-delete). * **Zapisy księgowe** (journal\_entries, journal\_lines, rejestr VAT) — w PostgreSQL z pełnym śladem rewizyjnym (tabela `audit_log`, ). * **Wygenerowane pliki JPK** (JPK\_V7M, JPK\_KR\_PD, JPK\_ST\_KR) — archiwizowane po wysłaniu, odnawialne z danych źródłowych. Pełna polityka retencji jest zaimplementowana w backup-retention.ts. ## Dokumenty specjalne [#dokumenty-specjalne] ### Sprawozdania finansowe [#sprawozdania-finansowe] Zatwierdzone sprawozdania finansowe przechowuje się **trwale** ( ust. 1) — zarówno w formie lokalnej, jak i w repozytorium eKRS. Republika Polska przechowuje wpisy eKRS bezterminowo, więc nawet przy likwidacji spółki dane SF pozostają publicznie dostępne. ### Dokumenty do IP BOX / B+R [#dokumenty-do-ip-box--br] Dokumentacja ewidencji czasu pracy nad B+R oraz ewidencja projektów IP BOX — przechowywane **5 lat** na zasadach ogólnych UoR. W praktyce rekomenduje się przechowywanie dłużej, bo urzędy skarbowe mogą wnosić o weryfikację w ramach kontroli post-factum. ### Dokumenty KSeF [#dokumenty-ksef] Faktury wystawione lub otrzymane przez KSeF są **automatycznie archiwizowane przez Ministerstwo Finansów na 10 lat**. Spółka nie ma obowiązku samodzielnego przechowywania faktur KSeF — identyfikator KSeF pozwala odtworzyć dokument w dowolnym momencie. Numify zachowuje lokalnie zbuforowane kopie XML dla szybszego dostępu. ## Usuwanie po upływie terminu [#usuwanie-po-upływie-terminu] Po upływie okresu przechowywania jednostka **może** (nie musi) usunąć dokumenty. Przed usunięciem warto: 1. Sprawdzić, czy dokumenty nie są przedmiotem trwającej kontroli podatkowej — wtedy termin **przedłuża się** do zakończenia kontroli. 2. Sprawdzić, czy dokumenty nie są powiązane z nierozstrzygniętą sprawą sądową lub odwoławczą. 3. Zabezpieczyć dane pracownicze zgodnie z RODO () — minimalizacja danych po upływie prawnie uzasadnionej retencji. Pierwsza wersja — zagregowana z `_legacy/POLISH-COMPLIANCE-REFERENCE.md` oraz art. 71–74 UoR + art. 112 VAT.